Voorzieningen als een elektrische installatie, airconditioning, centrale verwarming zijn in de meeste gebouwen aanwezig. Imtech Maintenance focust zich op het onderhoud van dergelijke gebouw-gebonden installaties. Vanuit 13 vestigingen, verspreid door heel Nederland, zorgt zij met ruim 800 ervaren medewerkers voor goed functionerende installaties en tevreden klanten.
Diana Bent, programma-manager Aladdin project: “Tot zo’n vijf jaar geleden bestond Imtech Maintenance uit een aantal zelfstandige BV’s. Hoewel deze BV’s werden samengevoegd tot één landelijke organisatie, gebruikte elk vestiging voor aansturing van de primaire processen nog steeds haar eigen IT-systeem. De behoefte aan één, integrale en centraal beschikbare oplossing voor de gehele organisatie, werd steeds groter.
Ook de uitwisseling van informatie tussen de verschillende afdelingen verliep niet optimaal. Zo legden de monteurs in de buitendienst hun gegevens op papier vast. Dit werd vervolgens door de binnendienst in het systeem ingevoerd. Binnen de organisatie was er dus geen directe, actuele informatie beschikbaar over bijvoorbeeld uren en materialen. Het aantal medewerkers was bovendien fors toegenomen, waardoor de bestaande IT-systemen niet meer voldeden. Voor het inplannen van 450 monteurs is specifieke software nodig en volstaat een spreadsheet niet meer. Een efficiency slag was nodig.”
“Na een gedegen selectietraject hebben wij gekozen voor een oplossing, bestaande uit drie componenten: 1. De binnendienst gaat werken met 4PS Construct, een oplossing specifiek voor installatie- en bouwbedrijven, gebaseerd op Dynamics NAV. 2. De buitendienst (monteurs) krijgt de beschikking over een PDA, die is voorzien van Field Vision. Een koppeling tussen Mark Barend, Senior Inkoper beiden systemen zorgt ervoor dat alle informatie steeds overal beschikbaar is. 3. Microsoft Sharepoint Portal wordt ingezet als de verbindende schakel met de klanten. Wij gaan werken op een centrale server, met één gezamenlijke database, waarin de data van alle vestingen worden opgeslagen. Het totale project kreeg de naam Aladdin mee.
Op 1 januari 2007 ging de vestiging in Capelle a.d. IJssel als pilot met de gehele oplossing live. Dit is naar tevredenheid verlopen. Op 2 april 2007 gaan de overige 12 vestigingen live”, aldus Bent.
“Er gaan zo’n 425 medewerkers werken met Dynamics NAV. Die gebruikers zouden in relatief korte tijd moeten worden opgeleid, een hele uitdaging dus! De aanpak die wij voor de opleidingen zouden hanteren moest hierop afgestemd zijn. Wij hebben wat betreft de eindgebruikers gekozen voor een gecombineerde oplossing: een klassikale training Dynamics NAV in combinatie met een computer based training.
Om maximaal aan te sluiten bij onze manier van werken is de inhoud van de zogenaamde tutorials door een centrale groep kerngebruikers ontwikkeld. De kerngebruikers op de vestigingen hebben de eindgebruikers vervolgens begeleid bij het uitvoeren van de computer based training.
Om ervoor te zorgen dat de gebruikers de oplossing zouden ‘omarmen’, wilden wij niet volstaan met alleen een elektronische training. Enthousiasme bewerkstelligen is mensenwerk. Als start van het opleidingstraject wilden wij daarom een klassikale training Dynamics NAV. Er is maar één kans voor een eerste indruk, en die moest goed zijn! Daarom hebben wij deze opleiding niet zelf gegeven, maar haar uitbesteed aan specialisten, trainers dus.”
De oplossing
“Voor het invullen van het opleidingstraject selecteerden wij Mprise. Als specifieke opleidingspartij hebben zij ervaring met grootschalige opleidingstrajecten voor eindgebruikers en beschikken over trainingsmateriaal, dat toegesneden kon worden op de 4PS-oplossing.
Er is een strak trainingsschema opgesteld, dat ertoe heeft geleid dat de 425 gebruikers in vijf weken tijd zijn opgeleid. Er werd op meerdere vestigingen tegelijk getraind, zonodig in drie sessies per dag. De opleidingen vonden plaats op de vestigingen. Zo werd de oplossing in de beleving van gebruikers als het ware ‘naar hen toe’ gebracht. Dit heeft de acceptatie aldus Karg Brunner (Functioneel Beheerder) zeker vergroot. Wanneer wij zelf niet over voldoende systemen beschikten kon Mprise bijspringen met notebooks. De gebruikers gaven ons goede geluiden terug over de opleidingen. Ik ben dan ook zeer tevreden over de manier waarop het opleidingstraject in samenwerking met Mprise is gelopen en zou het ‘zo weer doen’”, aldus Bent.
De opleiding van Mprise heeft ertoe geleid dat: - De gebruikers enthousiast waren over de nieuwe oplossing - De gebruikers voldoende (voor-)kennis hadden om met de computer based training aan de slag te kunnen gaan - De kerngebruikers op de vestigingen niet werden belast met de basistraining van de gebruikers en zich konden richten op hun andere taken.
Diana Bent: “Imtech Maintenance kan met deze oplossing jaren vooruit. Er is een enorme sprong voorwaarts gemaakt. Toch zijn er zeker nog punten die in de optimalisatie zullen worden ingevuld. Dit zal in de zomer en najaar worden opgepakt."