Ongetwijfeld bent u wel eens door de Schipholtunnel heen gereden. De fundering voor deze tunnel is geproduceerd door Schokindustrie. Dit bedrijf produceert funderingssystemen en speelt hierin binnen Nederland een toonaangevende rol. Vanuit de productieplant in Zwijndrecht gaan de heipalen en funderingsbalken naar bouwplaatsen in het hele land. Schokindustrie werkt nauw samen met Beton Bouw Service de Hoop, die adviesdiensten en de montage van de producten verzorgt. Samen willen zij dè funderingspartner zijn voor hun klanten.
Van XAL naar Dynamics Peter van ‘t Hart, Hoofd Inkoop en kerngebruiker van het eerste uur: “Wij werken vanaf 2000 met Concorde XAL, de voorloper van Dynamics AX. Begin 2007 zijn wij live gegaan met Dynamics AX, toen nog Axapta 3.0. Zoals vaker voorkomt, ontstond er tijdens de implementatie tijdsdruk. En kwam de kennisopbouw van onze mensen in de knel. De consultants van onze businesspartner hebben de kerngebruikers ‘al implementerend’ opgeleid. Maar iets ‘laten zien’ is wat anders als een gedegen opleiding. Na de implementatie zijn de eindgebruikers aan het werk gezet om de artikelgegevens in te voeren. We dachten daarmee twee vliegen in één klap te slaan, maar achteraf was dit geen verstandige keuze.”
Halve oplossing door kennisgebrek “In 2008 hebben wij, onder leiding van een interim- directeur, een procesverbetering ingezet. Al snel werd duidelijk dat wij de mogelijkheden van Dynamics AX niet volledig benutten. Zo gebruikten wij Excel om specifieke planning- en productiegegevens bij te houden, terwijl die functionaliteit ook in Dynamics AX aanwezig is. Voor onze rapportages maakten wij gebruik van Crystal Reports, terwijl dit ook binnen Dynamics AX bleek te kunnen. Gebruikers zagen deze versnippering in systemen als een tekortkoming van Dynamics AX en waren dan ook niet erg enthousiast over het pakket.”
Zonder kennis geen verbetertraject “Het was voor ons duidelijk: Om een verbetertraject te kunnen ingaan, hadden wij meer kennis nodig van Dynamics AX. Ten eerste voor de kerngebruikers, zodat wij keuzes konden maken over inzet van extra zinvolle functionaliteit. Maar ook voor de eindgebruikers, zodat zij beter met het systeem leerden werken. Wij wilden echter niet dezelfde koers varen als tijdens de implementatie en hebben de opleiding niet door onze business partner te laten uitvoeren. Mprise als onafhankelijke opleidingsspecialist bleek voor ons de goede partij.” Opleiding versterkt positie naar partner “Mprise stelde voor ons een opleidingstraject op maat samen, dat grotendeels bij ons in huis heeft plaatsgevonden. Dit traject is voor ons een eye opener geweest: Dynamics AX kon veel meer dan wij wisten. De gebruikers leerden hoe Dynamics AX werkelijk kan worden gebruikt en waren aangenaam verrast door de mogelijkheden. En de kerngebruikers namen kennis van extra functionaliteit waarmee we nu echt geïntegreerd kunnen gaan werken. Wij nemen dus afscheid van het vastleggen van gegevens in Excel! Inmiddels zijn wij al aan de slag met de Inkoop- en de Projectenmodule. Deze modules hadden we al lang, maar gaan ze nu ook daadwerkelijk gebruiken. Met de kennis die wij nu hebben, kunnen wij onze implementatie partner beter aangeven wat onze wensen zijn. Wij zijn mondiger geworden.”, aldus Peter.
Resultaat De opleiding van Mprise heeft ertoe geleid dat: - Het besluit is genomen dat Dynamics AX leidend gaat worden in onze informatievoorziening; - De kerngebruikers weten hoe wij Dynamics AX beter kunnen gebruiken - Wij kennis hebben genomen van extra functionaliteit die wij willen implementeren; - Onze gebruikers beter weten hoe Dynamics AX gebruikt kan worden en minder fouten maken; - Onze gebruikers enthousiaster zijn over Dynamics AX; - Wij inzicht hebben in de rapportagemogelijkheden van Dynamics AX; - Wij meer grip op Dynamics AX hebben gekregen en onze partner beter kunnen aansturen. De toekomst Peter van’t Hart: “Nu het besluit is gevallen dat Dynamics AX leidend voor onze informatievoorziening zal zijn, begint het werk eigenlijk pas. Binnen Finance wordt al een aantal verbeterpunten opgepakt en ook Inkoop hebben we onderhanden. Een ander aandachtspunt is de managementinformatie. Ook hier willen wij de keuze voor andere oplossingen terugdraaien. Dynamics AX biedt voor ons voldoende mogelijkheden. Voorlopig zullen wij op versie 3.0 blijven en daarin de optimalisaties doorvoeren. Maar inmiddels hebben wij al kennis genomen van Dynamics AX2009, waarin ook zeker mogelijkheden voor ons liggen.”