Bij een IT-project zijn per definitie twee kanten. De kant van de klant en onze kant. Klanten weten doorgaans vrij aardig wat zij van ons verwachten (en mogen verwachten). Maar hoe zit het andersom. Hoe kan een tuinbouwbedrijf zijn eigen mensen inzetten om maximaal efficiënt tot een optimaal resultaat te komen?
Team met medewerkers van een IT-project
Doorgaans stelt een klant bij begin van een IT-project een team samen. Samen met de Mprise consultant klaren zij de klus. Daarbij is een aantal vragen te stellen.
- Wie komen er in het team en hoe zitten zij erin? Wat is hun denk- en kennisniveau inzake IT? Met welke systemen werken ze nu?
Vaak werkt een teamlid al jaren met Excel of in een ander systeem. Hij is daarin thuis en in de loop der jaren is dat systeem op zijn eigen (vaak persoonlijke) voorkeuren en behoeftes aangepast. In het project maken medewerkers van de klant kennis met Agriware, een integraal systeem, dat elk facet van de bedrijfsvoering dekt, tot en met de financiën aan toe.
Er zit veel tuinbouwkennis in, maar het is niet op afroep veranderbaar. Verder werkt het waarschijnlijk heel anders dan de systemen waarmee ze gewend waren te werken. Aankomende teamleden hebben dus veel kennis, maar voor het project is veel van die kennis eigenlijk ballast. Je hebt er meer last van dan gemak.
Kom je als medewerker in zo’n projectteam, dan moet je dat beseffen. Misschien moet je manager je dat van tevoren wel op je hart binden. Agriware is een andere applicatie met een andere dynamiek, andere werkzaamheden en veel extra mogelijkheden. Die benut je – ook als teamlid – pas optimaal als je de tijd durft te nemen (en die ook krijgt) om je in het product te verdiepen. Pas dan kun je jouw vakkennis gebruiken om het systeem maximaal te benutten.
Management essentieel voor de implementatie
- Hoe zit het management erin aan het begin van een IT-proces?
Regel is dat het management een projectteam benoemt dat met de consultant de software-implementatie tot een goed eind moet brengen. Daarbij is allereerst relevant dat de teamleden daarvoor voldoende tijd hebben. Nog belangrijker is dat het management beseft dat het leren werken van Agriware niet hetzelfde als het aanleren van een nieuw kunstje. Dat ze niet denken, dat de consultant van Mprise er is om teamleden dat kunstje aan te leren.
Soms gebeurt dat wel, maar weet dat het sterke punt van Agriware is dat het mensen doorzicht biedt. Dat wordt pas zinvol als medewerkers weten in welke richting ze worden verondersteld te kijken. Het is aan het management daarin medewerkers sturing te geven. Veel van wat op uitvoerend niveau wordt vastgelegd is essentieel voor of geeft sturing aan de bedrijfsprocessen. Dat is geen kunstje, dat is een managementtaak.
Dus moeten (vaak is dat een latere fase) ook uitvoerende medewerkers goed de tijd krijgen om met Agriware te leren werken. Nu raken veel mensen – inclusief ikzelf – al van de leg als een handleiding meer dan vijf pagina’s lang is. Hebt u het instructieboekje van uw auto wel eens bekeken? Waarschijnlijk niet en dat zal voor uw IT-systeem ook gelden. Maar om een systeem als Agriware optimaal te benutten, heb je basiskennis nodig plus overzicht in wat je als medewerker doet en wat dat betekent voor de totale bedrijfsvoering. Daarom raden wij ook aan om trainingen te volgen zodat de basiskennis goed is.
Mijn ervaring is dat bij bedrijven die dat snappen de implementatie van nieuwe IT-systemen bijna altijd vlotter en succesvoller verloopt. Ze redden zich daarna bovendien beter zonder consultant.
De verbinding tussen de klant en de softwareleverancier
- Hoe rust je een toekomstig software-aanspreekpunt optimaal toe voor zijn taak?
Wie zo iemand aanstelt moet zorgen dat hij/zij basiskennis omtrent de software (bij ons Agriware) heeft kunnen verwerven en dus weet waarover hij/zij praat. Daar krijgt u veel voor terug. Naarmate mensen meer van Agriware begrijpen werken ze er met meer plezier mee en benutten ze het beter. Bovendien krijgen ze meer vertrouwen in het systeem en haar output wat sowieso voor een eenduidiger bedrijfsvoering zorgt. Daardoor groeit ook de bereidheid gegevens in het systeem in te brengen en die te benutten. Zo wordt Agriware steeds efficiënter, een zichzelf versterkend proces.
Sommige tuinbouwbedrijven hebben duizenden partijen tegelijk onderhanden. Dat is voor mensen niet meer goed te overzien. Juist dan is vertrouwen in een IT-systeem onontbeerlijk, dat per partij aangeeft wat er op welk moment met welke partij moet gebeuren. Waar mensen goed zijn opgeleid blijken ze een alertheid te ontwikkelen en eerder de deskundige te waarschuwen als ze iets zien dat vragen oproept. Ook dat is systeemefficiency.
Visie op implementaties
Tenslotte, wat doet Mprise zelf? Als wij van Mprise goed voorbereide teamleden zo belangrijk vinden, is het aan ons om trainingsmogelijkheden te ontwikkelen.
Momenteel begint een Mprise consultant een IT-project vaak met gesprekken met kerngebruikers. Op grond daarvan stelt hij de inrichting van het IT-systeem voor en dat gaan we dan implementeren. Medewerkers van de klant worden verondersteld in de praktijk met Agriware te leren werken. Daardoor is er als het project begint vaak sprake van uiteenlopende kennisniveaus. De consultant weet bijna alles, zijn gesprekspartners bij de klant bijna niets van Agriware. Vooraf trainen is verstandig. Dus denkt Mprise na over het opzetten van basistrainingen, desnoods per sector, zowel voor Nederlandse al voor buitenlandse klanten. Dan praten klant en consultant direct op basis van gelijkwaardigheid. Dat zorgt voor betere projectresultaten en – ook niet onbelangrijk – je dringt er ook het aantal benodigde consultancy uren mee terug.
Andere blogs over implementaties lezen? Bekijk de onderstaande blogs:
