Een productieproces is soms net een puzzel. En dan niet zo eentje van 1000 stukjes, of een sudoku. Hoe groter een bedrijf, hoe gecompliceerder de puzzel van orders, materialen, opslag en assemblage. Overzicht houden kan een grote uitdaging zijn en een klein foutje kan vergaande gevolgen hebben.
Reden genoeg om niets aan het toeval over te laten en wat hulp in te schakelen. Het klinkt bijna als valsspelen, maar Agriware 365 heeft een inkoopfunctionaliteit die kan helpen om altijd het overzicht te bewaren. Zodat de puzzel weer kinderspel wordt.
Beginplanning en realiteit
Voor elk productieproces zijn materialen nodig. Die materialen moeten worden ingekocht, opgeslagen en op de juiste plek worden ingezet. Een kloppende planning hebben qua inkoop en opslag is een uitdaging in elk bedrijf.
Als consultant zie ik dat deze informatie bij veel kwekerijen wordt bijgehouden in een Excelsheet, er is meestal wel een werknemer die daar een eigen systeem in heeft dat redelijk functioneert. Als beginplanning is dit ook goed te doen, veel bedrijven zijn er ver mee gekomen.
Maar wat als er iets wijzigt in de productieplanning? Dan kan een kleine wijziging grote gevolgen hebben op meerdere afdelingen en begint het hele feest van plannen opnieuw. Een arbeidsintensieve klus waarbij geldt; hoe complexer, hoe groter de kans op fouten. Wat je nodig hebt, is een sluitend systeem dat je in een oogopslag laat zien welke consequenties een wijziging heeft.
Inzicht in de voorraad
Wat moet een kwekerij inkopen en op voorraad hebben? Dit kan om allerlei producten gaan, denk aan potjes, trays, stokjes en potgrond. Of assemblagematerialen die het product luxer maken, zoals vazen, linten of luxe bloempotten, ook wel ‘toegevoegde waarde-artikelen’ genoemd.
Met name deze laatste categorie neemt veel ruimte in beslag. Neem een jaarvoorraad aan potjes en vazen: die wil je niet allemaal ineens geleverd krijgen, want daar heb je geen opslagruimte voor.
Gefaseerde inkoop
Er moet gefaseerd ingekocht en geleverd worden, per week, maand, kwartaal of jaar. Hiervoor is een nauwkeurig inzicht nodig in de orders en de productieplanning. En misschien moeten deze artikelen wel verdeeld worden over verschillende vestigingen.
Je moet niet pas weer gaan bestellen als je bij de laatste pallet bent aangekomen, het productieproces mag nooit stil komen te staan natuurlijk. Aan de andere kant wil je deze goederen ook niet te ver van tevoren ontvangen, niet alleen vanwege ruimtegebrek maar ook omdat dit qua cashflow niet gunstig is. Aan stilstaande voorraad hangt immers ook een factuur.
Wie doet wat?
Daarnaast doet zich in grotere bedrijven ook het probleem voor dat de bestellingen door meer dan één persoon gedaan worden. Als verschillende werknemers dezelfde taak moeten uitvoeren, is een goede overdracht cruciaal. En misschien doet het probleem zich al wel eerder voor, zelfs in een kleiner bedrijf.
Stel, je teamleider is ziek en een bepaalde voorraad raakt leeg. Hoe weet je of iemand al een nieuwe bestelling heeft gedaan? Wat als er niemand aanwezig is die dit overzicht heeft? Dit uitzoekwerk kun je jezelf besparen als alle inkoop duidelijk vastgelegd wordt in een systeem. Direct inzicht in wie wat besteld heeft en wanneer.
Business Central en Agriware 365
Om op dit soort situaties in te spelen heeft Business Central (en add-on Agriware 365) een functionaliteit in zich waarbij elk artikel apart, eventueel op vestigingsbehoefte, ingericht kan worden. Zo kan het systeem de behoefte volgens de juiste paramaters in kaart brengen en dit voor diverse periodeniveaus: per dag, week, maand, kwartaal of jaar.
Het systeem kan uitrekenen hoeveel materialen nodig zullen zijn in een jaar en in welke maand of week. Op basis van bijvoorbeeld een jaarbehoefte kan een inkoopraamcontract met leverprogramma ingericht worden, zodat gedurende het jaar of achteraf een vergelijking gemaakt kan worden met de realiteit. Zo’n vergelijking geeft veel inzicht en zo kun je jaar na jaar de planning perfectioneren.
Betrouwbare data zorgt voor een betrouwbaar bedrijf
Alle informatie op één plek verzamelen zorgt ervoor dat er minder fouten gemaakt worden. Niemand wordt blij van een levering waar geen plek voor is in de opslag, of een order die in de knel komt doordat het benodigde materiaal onverwacht niet aanwezig is. Het doel is om de productieplanning altijd te kunnen handhaven en zowel voor leveranciers als voor klanten een betrouwbare partner te zijn. Want een puzzel is natuurlijk het leukst als-ie helemaal in elkaar past.
Meer weten over de mogelijkheden van software? Bekijk onze webinars of download vrijblijvend de flyer hieronder.
