De klanten van Mprise Agriware zijn werkzaam in verschillende sectoren van de tuinbouw. Sommige kwekerijen produceren potplanten, perkgoed, sierplanten of groenteplanten. Een andere groep houdt zich bezig met het vermeerderen en veredelen van zaden. Voor de laatste groep is deze blog interessant, omdat die het meest te maken hebben met de Agriware-module die we vandaag in het zonnetje zetten: de productiecontracten.

The Mamas and the Papas

Bedrijven in de zadenbranche weten maar al te goed dat ze vaak te maken hebben met andere producenten die ouderlijnen (vader- en moederplanten) leveren. Voor je de perfecte hybride kruising hebt is er een heel proces doorlopen.

De zaden of planten die je inkoopt moeten aan allerlei eisen voldoen. Denk bijvoorbeeld aan kwaliteitseisen, hoe schoon de zaden geleverd worden, het vochtigheidsgehalte en het kiempercentage. Hierover kun je afspraken maken met je producenten. De gemaakte afspraken moeten vastgelegd worden in een productiecontract.

Langlopende afspraken? Leg ze goed vast!

Alle goede dingen kosten tijd. Dat is niet anders met zaden kruisen, zaaien, wachten tot de plant volgroeid is en weer nieuwe zaden heeft opgeleverd. De doorlooptijd van een contract is soms een paar jaar. Hoe zorg je dat je in de looptijd van het contract nergens het overzicht verliest? We hoeven niemand uit te leggen dat langlopende afspraken goed vastgelegd moeten worden; hoe transparanter hoe beter. Daarnaast is in de zadenbranche traceerbaarheid ontzettend belangrijk. Je moet te allen tijde kunnen opzoeken wie de moeder- of vaderplant geleverd heeft. Onder welke inkooporder zijn de planten of zaden binnengekomen? Welke lotnummers zijn er in deze productie gegaan?

Alles op één plek in Agriware 365

Veel zaadproducenten werken al jaren in Excel en maken op basis van die gegevens met de hand hun contracten. Dat functioneert goed zolang het bedrijf klein is. Maar als een bedrijf volwassen wordt, is het tijd voor een systeem dat daarop aansluit. Ook om in de toekomst verder te blijven groeien is het goed om je resultaten duidelijk inzichtelijk te hebben en te kunnen vergelijken over meerdere jaren. In Agriware 365 beheer je je informatie op één plek. Vervolgens kun je gelijk een goed productiecontract opstellen waarin aan alles gedacht is. Er s een standaard template aanwezig, waardoor je telkens maar een paar dingen hoeft aan te passen en niet telkens opnieuw hoeft te beginnen. Dit scheelt tijd én er worden minder fouten gemaakt. Waar bestaat zo’n productiecontract uit?

Productcondities: crème de la crème

We noemden al wat voorbeelden van wat je zoal vastlegt in een productiecontract. De productcondities zijn ontzettend belangrijk: waar moeten de terug geleverde zaden aan voldoen qua kwaliteitseisen? Hoe schoon moeten de zaden zijn? Mag er nog grond bij zitten of klei? Verder kun je denken aan het vastleggen van eisen rondom vochtigheidsgehalte en kiemingspercentage. Uiteraard wil je ook dat het product vrij is van ziektes. Kortom: hiermee waarborg je dat de teruggeleverde zaden voldoen aan de kwaliteitsstandaard van jouw bedrijf. Ook in het geval van gewassen met ziektes wil je weten wat de voorgeschiedenis is van de productie. Zo kun je herleiden van welke ouderlijn de ziekte komt en achterhalen of je die partij ook ergens anders voor gebruikt hebt of dat het product ook naar andere bedrijven is gegaan.

Kleine lettertjes, grote cijfertjes

Verder moet er ruimte zijn voor wat teksten. Of het nu de grote of kleine lettertjes zijn van een contract; bepaalde zaken moet je vastleggen. Denk aan voorwaarden over waar en door wie de zaden gebruikt kunnen worden, hoe het product verzonden wordt en op welke datum er geleverd gaat worden. Verder moet er vastgelegd worden wanneer er betaald wordt. Dit kan overzichtelijk in een pre-payment schedule. Hier komen de contracten samen met je administratie en financiële afdeling en heb je er geen omkijken meer naar.

Prijscomponenten

De prijs van producten kan op verschillende manieren opgebouwd zijn. Soms wordt er een bedrag per hectare afgesproken, een standaardvergoeding. Andere keren gaat het om een prijs per opbrengst; een kiloprijs. Je kunt hierbij een maximumprijs afspreken of de prijs in verschillende componenten indelen. Bijvoorbeeld bij overproductie een percentage van de prijs per kilo hanteren.

Het geheim van de smid

Zaden veredelen is een proces van jaren. Soms duurt het wel tien jaar voor er een perfecte match gevonden wordt. Het is niet gek dat een bedrijf trots is op dat resultaat en niet wil dat iemand anders daar zomaar mee aan de haal gaat. Daarom kan het belangrijk zijn om op productiecontracten pseudoniemen te gebruiken voor de vader- en moederplanten die zijn gebruikt. In Agriware 365 is er de mogelijkheid om ‘sneleigenschappen’ in te voeren. Op die manier laat je op de contracten niet de interne namen zien en zorg je dat geheime informatie niet op straat komt te liggen.

Breng verschillende afdelingen samen in Agriware 365

De module Productiecontracten gaat over afdelingen heen. Productiemanagement, administratie en finance komen samen. Ook is alles makkelijk weer te traceren zodat je eventuele fouten makkelijk kunt opsporen en voorkomen in de toekomst. Uiteindelijk gaat het in Agriware 365 om overzicht. Alles op één plek hebben en zo meer controle houden over je bedrijfsprocessen. Zodat je bedrijf net zo gezond is als de zaden die je produceert!

Meer informatie over Agriware 365? Download de flyer hieronder. 

Download de flyer