De kwekerij is eigenlijk een groene fabriek waar van een klein stekje, plugje of zaadje iets wordt gekweekt waar een klant blij van wordt. Elke dag weer doet u er alles aan op de beste kwaliteit te bieden tegen een mooie prijs. Dit hele proces begint natuurlijk met het in de grond stoppen van plantmateriaal.
Of dat er nu gepland wordt vanuit het aflevermoment van de planten of vanaf het startmoment van de teelt – als er een beslissing gemaakt is dat er geproduceerd gaat worden, wilt u direct weten hoeveel ingangsmateriaal u nodig hebt. Vervolgens moet er een beslissing gemaakt worden waar het benodigde ingangsmateriaal vandaan gehaald worden. Het kan zijn dat er nog zaad op voorraad ligt, maar het kan ook zijn dat u deze behoefte inkoopt, of zelf produceert.
Helaas is deze afweging vaak nog best wel lastig. Dit kan komen doordat deze gegevens niet (goed) inzichtelijk zijn. Hierdoor ontstaan vragen zoals: kloppen mijn voorraden wel? Hoeveel moet ik dan inkopen? En wat als ik ervoor kies om zelf te produceren, red ik dat nog wel qua tijd? Maar ook: stel dat ik te weinig ingekocht heb of dat ik te veel uitval heb tijdens de kweek, hoe kan ik dat op tijd waarnemen en hierop reageren?
Stelt u zich eens voor dat u al de antwoorden op deze vragen direct beschikbaar zou hebben. Dat zou toch een hoop ellende en problemen voorkomen. In deze blog ga ik eerst in op de bovenstaande vragen. Vervolgens ga ik kort in op een oplossing.
1: Inzicht huidige voorraad ingangsmateriaal
Bij het gebruik maken van de huidige voorraad wilt u graag de huidige hoeveelheid van de voorraad zien. Dat is logisch, en dit is vaak ook informatie die u redelijk eenvoudig kunt controleren. Echter, u wilt ook de geplande voorraad inzichtelijk hebben. Want stel dat u bijvoorbeeld al een inkooporder hebt openstaan bij een leverancier voor 2 kilo zaad, waarvan u 1,5 kilo gereserveerd hebt voor een andere partij, dan wilt u wel inzichtelijk hebben dat er dus nog een halve kilo beschikbaar is.
Misschien heeft u meerdere vestigingen. Dan wilt u niet alleen inzicht hebben in de voorraad op uw huidige locatie, maar ook inzicht in de voorraad van de andere locaties, zodat u deze voorraad kunt gebruiken. Deze voorraad zou u dan vervolgens middels een verplaatsing willen versturen van de ene naar de andere locatie, zodat de voorraden blijven kloppen.
2: Inkopen van ingangsmateriaal
Stel dat u besluit om uw ingangsmateriaal in te kopen. Dit wilt u snel en op een eenvoudige manier bestellen zonder onnodige handelingen. Ook hier geldt, tijd is geld. Bij de bestelling moet u rekening houden met de ontvangstdatum en het liefst ziet u deze datum bij het bestellen. Daarnaast is het makkelijker om voor meerdere partijen het benodigde inkoopmateriaal samen te voegen (als dat qua planning kan natuurlijk), zodat u administratieve handelingen kunt minimaliseren en volumevoordeel kunt realiseren.
3: Zelf produceren van ingangsmateriaal
Als u uw ingangsmateriaal zelf gaat produceren, wilt u dit ook zo efficiënt mogelijk doen. Wanneer u meerdere partijen van hetzelfde product heeft waarvoor u moet produceren, wilt u dit het liefst combineren. Hierbij wilt u inzicht in de productietijd en waar de productie plaatsvindt. Daarom moet er een goed overzicht zijn van alle locaties, en waar u ruimte beschikbaar heeft tijdens de teelt.
Om te voorkomen dat u niet te laat bent met uw levering, wilt u direct inzichtelijk hebben of het haalbaar is om het ingangsmateriaal op tijd beschikbaar te hebben om de productiepartij op tijd te kunnen starten. Aan de hand daarvan kunt u beslissen om toch in te kopen.
4: Inzicht in tekorten tijdens het productieproces
Een ander probleem dat kan voorkomen is dat er mismatches ontstaan. Bijvoorbeeld doordat gedurende de opkweek de aantallen lager zijn door een hoger uitvalpercentage. Of doordat de behoefte op de afkweekpartij verhoogd wordt waardoor er meer geproduceerd moet worden.
In kleine bedrijven kunnen deze verschillen eenvoudig(er) opgemerkt en opgelost worden, maar op het moment dat het bedrijf groter is en de taken verdeeld zijn over meerdere personen, kunnen deze mismatches grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld doordat de geplande afkweekpartij al verkocht is aan een klant, maar dat de opkweekpartij niet in de behoefte voor deze afkweekpartij kan voorzien.
Dit wilt u natuurlijk ook inzichtelijk hebben. Het liefst met een melding dat er tekorten zijn ontstaan zodat u direct een actie kunt ondernemen. Dit kan bijvoorbeeld zijn, in het geval dat u uw eigen ingangsmateriaal produceert, dat u extra ingangsmateriaal inkoopt. Op het moment dat u tijdens de plantenproductie tegen deze problemen aanloopt hebt u nog de mogelijkheid om de beloofde planten in te kopen bij een collega-kweker, zodat u toch de gemaakte afspraken kunt nakomen.
Hoe krijgt u de voorraad en het bestel- productieproces inzichtelijk?
Met software kunt u het gehele proces inzichtelijk maken. Alle punten die hierboven genoemd zijn worden ondersteund door Agriware, en kunnen u een hoop problemen besparen. Zo heeft u inzicht in de huidige en geplande voorraad, kunt u eenvoudig en snel inkopen doen en is het produceren van ingangsmateriaal veel inzichtelijker.
Kijk eens kritisch naar uw bedrijfsproces. Zijn er problemen met mismatches in opkweek en afkweek? Vraagt u uzelf wel eens af hoe het toch iedere keer komt dat er plantmateriaal weggegooid moet worden omdat het “vergeten” is? En komt het wel eens voor dat er niet geleverd kan worden, omdat er veel te laat bekend wordt dat de productiepartij minder opbrengt dan in eerste instantie gepland was? Als u op een of meer van deze vragen “ja” antwoordt, dan kan Agriware hiervoor een oplossing voor bieden.
