In 2016 werd er door de Wageningen Economic Research een onderzoek gedaan naar het nut van ICT in de tuinbouw. Hieruit bleek dat veel bedrijven wel sterk gemechaniseerd zijn, maar dat investeringen in bedrijfsmanagementsystemen sterk achterbleven, zie artikel bloemen en planten nieuws.Een belangrijke reden daarvoor is dat kwekers zich nauwelijks of niet bewust zijn van de voordelen van bedrijfsmanagement software. Het leek mij daarom goed om een aantal voordelen van software met u door te nemen.
Het gaat in deze blog met name over bedrijfsmanagementsystemen en niet over software voor sensoren en voor aansturing van logistieke processen.
1. Betere inzicht in kostprijs
Software helpt om inzicht te krijgen in alle kosten die u maakt om uw producten te kweken. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van arbeid, machines, materialen, energie en ruimtegebruik. Door deze kosten in kaart te brengen weet u exact wat u voor elk product minimaal moet rekenen. En aan het eind van het jaar kunt u precies zien welke planten het meest opleverden.
Het is nogal verschillend tot welk detail een specifiek software systeem voor de tuinbouw dit kan. Om u een beeld te geven hebben wij een video gemaakt om dit beter toe te lichten.
2. Efficiëntere manier van werken
Weet u exact hoe elk proces werkt en weet u ook hoeveel tijd aan de afhandeling van een proces besteed wordt? Gebruikt u elke ruimte maximaal? Dit zijn allemaal zaken waarin u met behulp van software meer inzicht kunt krijgen. Zo weet u bijvoorbeeld ook wanneer u moet starten om een order op tijd af te krijgen voor de klant.
U verkoopt iets? Dan ziet u dit direct in uw financiële systeem en in uw voorraadposities doorwerken. Daarnaast kunt u met één scherm de actuele status voor de veiling en de verschillende webshops bijwerken Zo zijn er nog tal van andere voorbeelden die illustreren dat u met goede software efficiënter gaat werken in de kwekerij en op kantoor.
3. Gedetailleerdere gegevens van bedrijfsprocessen
Pas las ik een artikel in coalitie HOT van Eric Stekelburg waarin hij het volgende opmerkte: “Agrarische bedrijven worden nauwelijks - in ieder geval veel minder dan in andere sectoren het geval is - gerund op basis van cijfers en ratio. Men laat zich vooral leiden door gevoel, waardoor de bedrijven over het algemeen minder strak worden gemanaged. Hierdoor laat je kansen liggen, ook omdat er steeds meer data beschikbaar komen. Deze kunnen grote waarde hebben en helpen om een efficiency- en professionaliseringsslag te maken”
Dit vind ik een mooie tekst omdat deze man (met veel ervaring) bevestigt dat we toe moeten naar een data-cultuur in bedrijven. In het verleden hebben ICT-ers zich vooral beziggehouden met het vastleggen van transacties, bijv. verkoop-, inkoop-, voorraad- en productietransacties. Tegenwoordig komt er veel meer aandacht voor het nuttig inzetten van al die data t.b.v. operationele en strategische besluitvorming.
Denk vooraf na over welke rapporten u wilt genereren. Elke kweker heeft weer behoefte aan andere rapporten. U kunt bijvoorbeeld rapporten generen over de verkoop, het financiële gedeelte of over het kweekproces. Hier kunt u daar meer over lezen. Ik raad u aan om hierover te spreken met uw softwareleverancier zodat zij u ook kunnen informeren wat er mogelijk is binnen hun product.
4. U bouwt historie op over planten en klanten
Weet u nog exact hoe het kweken van 6 jaar geleden verliep en hoeveel planten uiteindelijk uitvielen? Weet u nog wat u heeft afgesproken met uw klant 3 jaar geleden? In een softwaresysteem rollen deze gegevens er zo uit.
Uiteraard gebeurt dit alleen als u alles in het systeem registreert. Dit is ook handig voor de kennisdeling tussen uw verkopers. Vervanging wordt makkelijker, de nieuwe verkoper weet precies wat er is afgesproken met de klant. Daarnaast helpen de historische gegevens over het kweken, u met de planning voor de nieuwe seizoen.
5. Efficiënt en flexibel omgaan met klantenwensen en voorkeuren
‘Klant specifiek produceren’ is een term die ik regelmatig voorbij hoor komen. De ene klant wilt de plant in die kleur met dit kaartje erbij. De volgende wilt alleen de plant en hoeft niks bijzonders erbij. En zo kunt u vast nog een aantal dingen opnoemen. Dit is allemaal te regelen binnen een softwarepakket. U kunt de specifieke per klant toewijzen.
6. Gegevens op één centrale plek overal beschikbaar
De gegevens komen in het geval van ERP software op één plek terecht. Door hedendaagse technologie is het mogelijk om overal bij de gegevens te kunnen. Niet uitsluitend meer vanuit het kantoor, maar ook met een tablet of met een smartphone kunt u gegevens registreren en opvragen vanuit de kas.
Wat zijn de voordelen daarvan? Een verkoper kan bijvoorbeeld door de software precies zien wat de voorraad op dat moment is. Of iemand op vloer ziet dat er een bestelling eerder af moet zijn, waardoor hij de planten eerder naar de volgende ruimte moet verplaatsen. En zo zijn er nog wel meer voorbeelden te noemen.
7. Kennis van zaken bij meerdere personen
Werkte tot op heden met ingewikkelde Excel bestanden? Dan zult u dit wel herkennen. Vaak zien wij dat doordat de Excel bestanden vrij ingewikkeld zijn er maar één persoon is die kennis van zaken heeft. Hierdoor is de hele kwekerij afhankelijk van die ene persoon.
Zolang dit goed gaat is er geen probleem, maar iedereen die nadenkt weet dat het een keer fout gaat; de betreffende persoon wordt ziek, of gaat weg en de poppen zijn aan het dansen. In dat geval is het makkelijk dat de kennis bij meerdere personen ligt en op een overzichtelijke wijze is vastgelegd in integrale bedrijfsmanagement software. De hele kwekerij is dan ook niet meer afhankelijk van één persoon.
8. Software niet alleen voor grote bedrijven
In het rapport van de Wageningen Economic Research staat dat vooral grote bedrijven actief nadenken over een inzet van bedrijfsmanagement software. Op zich is dat wel te verklaren, maar dat neemt niet weg dat voor kleinere bedrijven de voordelen ook groot kunnen zijn.
In deze blog heb ik een aantal voordelen genoemd. Deze voordelen kunnen nog met vele anderen worden aangevuld. U kunt daarvoor ook op onze website terecht.
