In een wereld waarin alles sneller gaat moeten we sneller schakelen. Gegevens moeten overal bereikbaar zijn, of u nu op de beurs, veiling, bij een klant of in het buitenland bent. En het zou niet uit moeten maken of u via uw mobiel, tablet, laptop of vaste computer kijkt. De gegevens die u dan bekijkt moeten actueel zijn.  

Uw verkopers moeten overal de gegevens kunnen inzien, en ook weten wat de actuele stand van zaken is. Hoeveel voorraad is er nog beschikbaar en wanneer wordt er weer een nieuwe partij planten verwacht? 

In deze blog gaan we kort op deze zaken in. Waarom zou u op één plek uw data beheren? Wat levert dat u op? 

Data centraal beheren met zo min mogelijk koppelingen 

Met data centraal beheren bedoel ik dat alle gegevens van de kwekerij op één plek verzameld zijn in een softwarepakket. De teeltplanning, voorraad, inkoop, verkoop en andere data moeten met elkaar communiceren en overal hetzelfde zijn. Daarnaast moet iedereen die bevoegd is toegang hebben en eenvoudig met het systeem kunnen werken.   

Hierbij zou het ideaal zijn om zo min mogelijk koppelingen naar andere softwarepakketten of bestanden te hebben. Helaas ontkomt u er niet aan om hier en daar een koppeling te maken wanneer u echt alle data centraal wilt hebben. Denk bijvoorbeeld aan de data uit klimaatcomputers, logistieke systemen en teeltplanningen. Het streven is om dit te minimaliseren, want elke koppeling neemt het risico met zich mee dat deze bij een update voor foutmeldingen zou kunnen zorgen.  

Data op één plek in plaats van meerdere bestanden [Zeven redenen] 

Ik wil nu kort een aantal redenen noemen om data centraal te beheren, bijvoorbeeld in een ERP-pakket. In dit soort pakketten kunt u de productie, verkoop en inkoop aan bijvoorbeeld het financiële gedeelte koppelen.   

1. Op meerdere plekken data invoeren in één systeem  

Hoe fijn is het als uw collega’s zien welke wijzigingen u heeft aangebracht en andersom? Dit scheelt u tijd en u hoeft niet te checken of een ander uw werk heeft gedaan.  

Denk bijvoorbeeld aan een collega die in de kas de gewassen scout of een verkoper/directeur die tijdelijk in het buitenland zit. Wanneer deze personen gegevens invoeren is het fijn als iedere persoon die daar bevoegdheid voor heeft dit kan zien. En op basis daarvan kunnen collega’s dan weer verder werken.  

2. Eén overzichtelijke teeltplanning voor iedereen toegankelijk   

Welke plannen heeft u dit jaar? Wijzigen die plannen regelmatig? Moet u soms een beetje extra gas bijgeven om de bestellingen rond te krijgen? En wat als u voor een langere periode niet op de kwekerij kan zijn (door ziekte of erger)?  

Wanneer de teeltplanning centraal staat kunnen er meerdere mensen bij, komen wijzigingen in hetzelfde overzicht en de continuïteit van het bedrijf is zekerder.  

Let op: natuurlijk bepaalt u wel zelf wie er bij de gegevens kan.  

3. Actuele voorraad voor uw verkopers  

Verkopers willen snel schakelen als dat nodig is. Verkoopt de andere verkoper een partij? Dan moeten zij dit direct weten. Staan er weer een X-aantal partijen klaar? Dan moeten zij dit weten en niet afhankelijk zijn van een telefoontje.  

Door één systeem waarin de verschillende processen staan, wordt dit direct inzichtelijk. De voorraad is actueel en de verkopen van andere verkopers staan direct geregistreerd. Hierdoor voorkomt u dat een partij meerdere keren wordt verkocht en er een tekort ontstaat. 

4. Minder afhankelijk van één of meerdere personen  

Regelmatig hoor ik bij bedrijven dat veel kennis bij één of meerdere personen in het hoofd zit. Deze personen beheren de Excel-sheets en vaak werkt het op deze manier nog goed ook. 

Maar iedereen in de kwekerij weet dat als deze persoon wegvalt (of meerdere personen) er een probleem kan ontstaan. Dit proces wilt u beter regelen. Geen data meer in verschillende bestanden of verschillende kleine softwarepakketten. Door de kennis in één systeem op te slaan dat voor iedereen bereikbaar is, loopt het bedrijf minder risico. De kennis is immers geborgen.  

5. Eenvoudigere data-analyses  

Doordat de data centraal beheerd wordt kunt u aan de hand van bijvoorbeeld Power BI data-analyses uitvoeren. Daar hebben mijn collega’s en ik in andere blogs meer over geschreven: 

[verwijzing naar andere blogs] 

6. Geen ‘kloppelingen’ meer  

Maak een keuze waar u uw data centraal neerzet. Wanneer u telkens gegevens moet overtikken (‘kloppelingen’) is de kans groot dat de data niet overal hetzelfde is. Daarnaast kost het veel arbeidsuren om dit zorgvuldig te doen en te blijven controleren op fouten. Een systeem dat dit automatisch doet bespaart u veel tijd. 

7. Verminder het koppelen van verschillende bestanden en systemen 

Zoals eerder al gezegd is het niet aan te raden om een systeem te hebben met een wirwar van koppelingen. Het advies is om één systeem te hebben dat gestroomlijnd werkt. Soms ontkom je niet aan maatwerk en de koppeling van verschillende bestanden en systemen, maar een centraal ERP-systeem biedt u de mogelijkheid om dit tot een minimum te beperken. Zo krijgt u minder problemen bij updates en blijft het systeem overeind. 

Download de Whitepaper over 7 voordelen van één softwarepakket