Erika Olberechts van HilverdaFloristErika Olberechts: "De Agriware consultant snapt het gewoon. Niet alleen het systeem, maar ook onze processen en productie.

 

HilverdaFlorist is marktleider in het selecteren, veredelen en vermeerderen van unieke rassen in snijbloemen en pot- en tuinplanten. Agriware-klant HilverdaKooij fuseerde begin 2020 met zusterbedrijf Florist Holland. Zo werd HilverdaFlorist gevormd. Een jaar later werd Agriware 365 voor de nieuwe gewassen geïmplementeerd. We spreken Erika Olberechts, projectmanager ICT bij HilverdaFlorist. Waarom kozen zij voor Agriware 365? En: hebben ze hun doel gehaald?

Wanneer zijn jullie Agriware gaan gebruiken?
“De eerste implementatie startte in september 2018 bij HilverdaKooij, met live-gang in september 2019. Daarna vond de fusie met Florist Holland plaats en begon de tweede implementatie halverwege 2020 met go-live in maart 2021. Bij beide implementaties was ik de projectmanager vanuit HilverdaFlorist”, vertelt Erika Olberechts.

Wat was de reden voor, destijds HilverdaKooij, om met Agriware te gaan werken?
“We werkten nog met een verouderd systeem, die licentie liep af en er was geen support meer. Voor de continuïteit was het hard nodig om een ‘levend’ programma aan te schaffen. Daarnaast is het natuurlijk het doel om steeds efficiënter te werken en te groeien als bedrijf. Agriware is een extensie die speciaal gebouwd is voor de agrarische sector. De kern van de software is Microsoft, een ‘levende’ en dus geen statische basis. Daarnaast gaat men bij Agriware uit van standaard software. Het framework van Agriware is al goed toegespitst op tuinbouwbedrijven, waardoor er weinig maatwerk nodig was. Mprise Agriware staat dicht bij de kwekers en hoort hun behoeftes. Daarom is de keuze toen op Agriware gevallen.”

"Veel kennis en ervaring zat bij mensen in hun hoofd en sommige medewerkers werkten al lange tijd op een bepaalde manier."Hilverdaflorist-header-veredelaar

 

Hoe ervaarden jullie de eerste implementatie?
“De eerste implementatiefase was heel pittig omdat alles nieuw was”, vertelt Erika. “De grootste uitdaging was om de mensen in de organisatie mee te nemen. Dat is altijd moeilijker dan je van tevoren kunt inschatten. Dit heeft ook te maken met de veelzijdigheid van de organisatie, we hebben veel verschillende gewassen. Veel kennis en ervaring zat bij mensen in hun hoofd en sommige medewerkers werkten al lange tijd op een bepaalde manier. Het is voor hen een lastige boodschap dat dingen ineens anders moeten. De vertaling van deze situatie naar de nieuwe was moeizaam, maar we hebben hier veel van geleerd.”

Konden jullie die ervaring goed inzetten bij de tweede implementatie?
“Jazeker. Bij de tweede implementatie wisten we heel goed hoe we het aan moesten pakken en wat we moesten voorkomen. Dus dat verliep veel soepeler. Ook hielp het dat één deel van het bedrijf al met het systeem werkte. De fusie had tussen de twee implementaties plaatsgevonden, dus ook voor de mensen die met Agriware gingen werken met de nieuwe gewassen, was Agriware niet compleet nieuw. We gingen vlak voor het gerbera-hoogseizoen live, dus dat was spannend. Maar het is allemaal heel goed gegaan, we konden alles leveren. De drukte was enorm, maar we hebben al met al veel meer planten kunnen opkweken en afleveren dan vorig jaar.”

“We gingen vlak voor het gerbera-hoogseizoen live, dus dat was spannend, De drukte was enorm, maar we hebben al met al veel meer planten kunnen opkweken en afleveren dan vorig jaar.”

 

Hoe bevalt het werken met Agriware 365, heeft het jullie gebracht waar je op hoopte?
“Daaraan moeten we nog werken”, zegt Erika nadenkend. “Agriware kan een heleboel. Efficiënter werken merken we al bij een aantal afdelingen en bij andere afdelingen moeten we daar nog verder naar toe werken. Het heeft allemaal veel tijd nodig, zeker in combinatie met een fusie. De manier van werken van de twee bedrijven verschilde, dus op één manier samen kunnen werken kost tijd.”

Wat is het grootste verschil met de manier van werken voorheen?
“Het gebruik van Agriware vergt meer registratie en de processen zijn strak gedefinieerd. Dat kost meer tijd en discipline op de werkvloer, maar andere afdelingen halen daar weer veel voordeel uit. Voorheen was het andersom. Minder registratie, maar meer fouten. Er was nog geen track & trace, maar nu moet alles precies kloppen. De transport en binnendienst ziet veel voordeel nu we met Agriware 365 werken. De efficiëntie op de kwekerij zelf moet nog verbeteren, maar dat heeft er ook mee te maken dat we nog steeds druk zijn met het samenvoegen van twee bedrijven.”

Hoe hebben jullie de samenwerking ervaren met het Agriware-team?
“Toen de directie vroeg of ik een tweede implementatie aandurfde met Mprise, was dat een overtuigend ‘ja!’. Een derde keer zou ik het weer precies zo doen en weer voor Agriware kiezen”, aldus Erika. “We waren ontzettend blij met onze consultant John Dillon. Hij snapt het gewoon. Niet alleen het systeem, maar ook onze processen en productie. We vroegen van tevoren ook echt om een sparringpartner. Niet alleen iemand die doet wat wij willen, maar iemand die ook durft te zeggen dat het anders kan. Iemand die de ‘waarom’-vraag kan stellen.“

“We hebben ontzettend veel geleerd in het hele proces. als er iets mis gaat kunnen we het vaak zelf oplossen”hilverdaflorist-sweet-sunset.min

 

Zelfredzaamheid was belangrijk
“In de tweede fase hadden we veel aandacht voor de kerngebruikers. Dat was een goede benadering. Dit maakte de medewerkers veel zelfredzamer. Projectmanager Richard benadrukte dit ook: zelfredzaamheid was belangrijk. Daarnaast hield hij de planning goed in de gaten. We zijn uiteindelijk een maand eerder dan gepland live gegaan. Wat ik heel goed vind van Mprise, is dat ze ons geen gebakken brood hebben gegeven, maar ze ons geleerd hebben om brood te bakken. We hebben ontzettend veel geleerd in het hele proces. als er iets mis gaat kunnen we het vaak zelf oplossen.” Erika lacht: “Ook ik als projectmanager ben niet onmisbaar op deze manier en dat is prettig. Dan kan ik ook eens op vakantie!”

Zijn er dingen die je anders zou doen een volgende keer?
“Eigenlijk niet, de tweede aanpak was heel goed. Zoals Johan Cruyff zei: ‘Als je weet wat de club, spelers én coach willen, dan heb je het complete plaatje.’ De keuze voor meer betrokkenheid van de kerngebruikers maakten we om de communicatie tussen alle spelers helder te hebben. Het draagvlak was veel beter de tweede keer. Het begon al veel eerder te leven dan de eerste keer, toen dat pas na go-live was. Meer testen, meer mensen betrekken bij de analyse-fase, dat is belangrijk.

Als je mensen vraagt iets te doen naast hun dagelijkse werk, is dat soms lastig. Niet elk bedrijf heeft de capaciteit om mensen vrij te stellen. Dat gaat dan ten koste van het dagelijkse werk en dat kan vaak niet. Dit is dus erg bedrijfsafhankelijk. Maar wij hebben ondervonden dat het loont om meer mensen mee te nemen in het proces en om hier dus de tijd voor te nemen. Ik denk dat andere Agriware-klanten ook wel iets hebben aan deze tip.”

“Wat ik fijn vind bij Mprise is dat ze zoveel mogelijk met standaard software werken.”

 

Heb je verder nog tips voor Mprise Agriware?
Erika, na even nadenken: “Implementaties gebeuren niet vaak bij bedrijven, het is iets unieks. Praat over wat de risico’s kunnen zijn en wat je hebt gezien bij andere bedrijven. Put uit die praktijkervaring. De club, coach en speler: krijg alle neuzen dezelfde kant op, hier kunnen de klanten zeker van profiteren. De workshop voor kerngebruikers vanuit Mprise Academy heeft ons ook erg geholpen. Onze ervaring is dat medewerkers die het systeem al kenden hier het meeste uit konden halen. Zo werd het een goede combinatie van theorie en praktijk en dit zou ik vaker inzetten.”

Je zei dat op de werkvloer de efficiëntie nog moet verbeteren. Hoe kijk je naar de toekomst?
Erika Olberechts: “Dat gaat zeker lukken. Agriware biedt de tools om dat te bereiken, het is aan ons hoe we ermee omgaan. Wat ik fijn vind bij Mprise is dat ze zoveel mogelijk met standaard software werken. Dat is een uitdaging bij gewassen met zeer verschillende kenmerken, maar het loont de moeite omdat het een duurzame oplossing is. Ik ben ervan overtuigd dat we de efficiëntie op de werkvloer uit Agriware kunnen halen en zie de toekomst vol vertrouwen tegemoet!”

Projectmanager vanuit Mprise Agriware, Richard Arends, blikt terug:
“Erika Olberechts was in beide projecten een erg belangrijke ‘trekker & duwer’ om tot voortgang te komen. Zeker in het tweede project heeft ze ontzettend veel bijgedragen om zowel het implementatie team als ook de interne organisatie mee te krijgen in de nieuwe manier van werken. In elke Agriware implementatie is dit een ontzettend belangrijk facet. De inzet van zowel Erika Olberechts als het HilverdaFlorist management is cruciaal geweest voor het succes van deze implementatie.”

Verder praten? Neem contact op

Agriware 365ERP Agriware

Wilt u meer informatie over software die HilverdaFlorist gebruikt? Download de flyer voor meer informatie of boek een demo

Contact ons