In Agriware 365 Business Central 2022 is een module toegevoegd voor het afhandelen van vooruitbetalingen. Flexibeler dan de standaard functionaliteit en geoptimaliseerd voor de situaties die we tegenkomen bij kwekers; veranderingen in orders, zelfs nog na zaaien. In deze blog nemen we je mee in de beoogde toepassing en de mogelijkheden.
Geavanceerde vooruitbetalingen
Bij grote orders is het niet meer dan logisch dat je vooraf (een deel) van het orderbedrag betaald wilt krijgen. Er moeten tenslotte goederen worden aangeschaft, producten worden geteeld en uiteindelijk worden verzonden, vaak naar bestemmingen in het buitenland. En ondanks dat het wellicht vaste klanten zijn, betreft het vaak een teelt die lang duurt en daardoor is voorfinancieren niet altijd mogelijk of wenselijk. Niet als het bedrijf een gezonde financiële positie wil behouden.
Business Central biedt standaard de mogelijkheid om vooruitbetaling van een klant te vragen. Maar is daarin wel heel rigide. Zo kun je na het verzenden van de vooruitbetalingsfactuur niet meer van het artikel afwijken of het te leveren aantal aanpassen. Ook is het in de standaard niet mogelijk met meerdere termijnen te werken.
De praktijk vraagt om meer flexibiliteit. En om een inrichting die daarmee om kan gaan, met jouw specifieke werkwijze. Vanuit deze gedachte hebben we de module ‘Geavanceerde vooruitbetaling’ ontwikkeld.
Gebruikersvriendelijk
Hoewel we prima in staat zijn om software te ontwikkelen, ligt de kracht van een goed product in het afstemmen op wensen van de klant en het toespitsen op een zo eenvoudig mogelijk gebruik. Met dit uitgangspunt is samen met een aantal klanten het proces in kaart gebracht en van hieruit is door prototyping het ontwerp opgezet. In wekelijkse iteraties is er vervolgens gekeken of wat in de functionele ontwerpfase was bedacht ook aansloot bij de praktijk. Dit heeft ervoor gezorgd dat het niet alleen technisch een goed product is geworden, maar dat het ook uiterst gebruikersvriendelijk is. De gebruiker wordt in het gebruik ondersteund door middel van tooltips en begeleiding in het maken van de juiste keuze.
Instellingen
Dat gebruiksgemak begint al bij de instellingen. We hebben deze tot een minimum beperkt, maar ook dan geldt: begeleid de gebruiker in het maken van een keuze.
Alle basisinstellingen zijn samengebracht op 1 overzichtelijke pagina. En de gebruiker wordt ondersteund door tooltips bij het maken van de keuze.
Termijnen
Een van de krachtige onderdelen binnen geavanceerde vooruitbetaling is de mogelijkheid om met termijnen te werken. Je richt de sjablonen in, bepaalt het aantal termijnen en welk percentage voor welke termijn geldt. Ook wordt in het sjabloon bepaald welke brondatum wordt gebruikt. Hierbij kun je kiezen uit:
- Orderdatum
- Toegezegde leverdatum
- Interne leverdatum
- Vaste datum
Deze kunnen door elkaar heen gebruikt worden. Zo wordt, in combinatie met datumformules, de geplande factuurdatum voor de termijn bepaald. Ook kun je per termijn de betalingscondities opgeven. Als deze niet op de termijnen zijn ingegeven wordt de betalingsconditie zoals ingesteld op de betreffende klant toegepast.
Per termijn kun je in verschillende talen een beschrijving opgeven. De juiste taal op de facturen wordt bepaald op basis van de klantinstellingen. Per sjabloon kun je ook bepalen of het nog is toegestaan om veranderingen in de order door te voeren na het afronden van de vooruitbetaling.
Geen klant of product gelijk
Daarom kan zeer gedetailleerd per product / klantcombinatie worden aangeven welk termijnschema van toepassing is.
Maar daar blijft het niet bij. De voorkeuren kunnen nog verder toegespitst worden op bijvoorbeeld periode of eindklant. Dit maakt een zeer gedetailleerde instelling mogelijk om in alle voorkomende situaties het juiste sjabloon toe te passen.
Mocht het zo zijn dat er op een verkooporder meerdere combinaties voorkomen dan wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gebracht. Zolang de vooruitbetalingsfacturen nog niet geboekt zijn kan het vooruitbetalingsschema worden gewijzigd. De gebruiker wordt in dit geval ondersteund door het systeem in het maken van een keuze:
Één BTW-tarief
Het is in Nederland verplicht om op de vooruitbetaling hetzelfde BTW-tarief toe te passen als op de eindfactuur. Om te voorkomen dat verschillende BTW-tarieven gehanteerd worden, wordt hierop gecontroleerd door het systeem. Als aan een product een ander BTW-tarief hangt dan de overige artikelen op de order wordt de gebruiker hierover geïnformeerd.
Alles in één oogopslag
Op de verkooporder is een tabblad toegevoegd waarin alle vooruitbetaling gerelateerde informatie in één overzicht is samengebracht. Het totale vooruitbetalingsbedrag, het bedrag dat al in mindering is gebracht, etc.
Ook dat in mindering brengen gaat verder dan de standaard. Als je deelleveringen verzendt, wordt naar rato het vooruitbetalingsbedrag toegepast.
Flexibel, net als de praktijk
Veranderingen in leveringen zijn eerder regel dan uitzondering. Daarom is de functionaliteit ook zo gemaakt dat deze de wijzigingen in de verkooporder kan verwerken in de vooruitbetaling. Stel dat de order tussentijds wijzigt, dan wordt een hieruit voortvloeiende correctie meteen zichtbaar in de termijnen. Als er reeds termijnen gefactureerd zijn wordt het verschil bij de eerstvolgende termijn verrekend.
Autorisatie
Afhankelijk van gebruikersinstellingen is het mogelijk dat de gebruiker een termijn toevoegt, wijzigt of verwijdert. Zolang deze nog niet geboekt zijn uiteraard. Ook wat betreft de verzendingen kun je per gebruiker instellen of deze al verzonden mogen worden voordat de facturen zijn voldaan door de klant.
Samenwerking
Al deze mogelijkheden zijn tot stand gekomen door nauwe samenwerking. Met onze klanten, maar ook met consultants van Mprise zelf. Beiden hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan de totstandkoming ervan. In alle stappen van het proces, van de eerste schetsen tot het aanscherpen tijdens de wekelijkse sessies, maar ook tijdens het testen. Een waardevolle, leerzame en leuke ervaring. Dit smaakt naar meer, misschien kunnen we de volgende nieuwe ontwikkeling met jou samen doen!
Meer informatie?
Nieuwsgierig naar wat dit voor jou kan betekenen? Of heb je vragen? Stel ze gerust!
