‘Hoe laat zijn die planten de deur uitgegaan?’, ‘Waar staan de planten voor klant X in de tuin?’, ‘Wanneer zijn die uitgezet?’, ‘O, even die en die bellen'. U kent het wel, informatie zit opgeslagen in hoofden en er wordt heel wat heen en weer gebeld om tot juiste antwoorden te komen.
Jammer, want door een correcte registratie wordt veel tijd, die opgaat aan communicatie, bespaard. Registraties die niet altijd plaatsvinden op kantoor, maar op de plek waar de acties plaatsvinden: de werkvloer.
Registreren in de kwekerij
Veel acties die in de tuin plaatsvinden vragen om registratie van die actie. Het is namelijk van belang om te weten wanneer een vracht is vertrokken of waar een bepaald gewas in de tuin staat. Waarom zou u dat dan ook niet ter plekke registreren?
Het gestructureerd vastleggen van informatie is veelal geen vanzelfsprekende handeling. Het komt regelmatig voor dat de werkplek van een medewerker bezaaid ligt met blaadjes of post-its van zaken die hij moet onthouden of die hij nog moet verwerken in een systeem. Los van het feit dat dit foutgevoelig is, kost deze wijze van werken extra tijd en leidt dat in de praktijk ook tot werkstress. Daarnaast, niet geheel onbelangrijk, leidt deze werkwijze ook tot afhankelijkheid van specifieke personen en dat is wat u als organisatie toch zoveel mogelijk wilt voorkomen.
Het vastleggen van informatie op gestructureerde wijze kunt u realiseren met behulp van een mobiel apparaat, bijvoorbeeld met een tablet of met een mobiele telefoon. Daarbij moet u niet alleen denken aan teelthandelingen zoals kwaliteitscontroles en gewasbehandelingen, maar ook aan voorraadbeheer en logistieke handelingen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:
- Het registreren van verplaatsingen van (een deel van) een partij.
- Het registreren van uitval/bijsturen van aantallen.
- Het klaarzetten van een vracht.
- Het uitprinten van transportdocumenten.
Met een mobiel apparaat gaat registreren directer en sneller. Het bespaart tijd en dat is fijn. U heeft per slot van rekening al genoeg te doen.
Denk hierover na om de mobiele functionaliteit te gebruiken
Een mobiel proces ondersteunt de gebruiker, zodat hij op de werkvloer zelf zijn acties kan vastleggen. Denk van tevoren wel goed na over de rol die deze gebruiker in de organisatie vervult. Heel concreet, stel vast:
- Welke acties deze persoon uitvoert.
- Welke informatie hij daarbij nodig heeft.
- Welke data hij over deze acties moet vastleggen.
Naast dat door deze werkwijze veel efficiënter kan worden gewerkt is het grootste voordeel dat vastgelegde informatie ook inzichtelijk is voor andere medewerkers. Informatie wordt daarmee betrouwbaarder en toegankelijker waardoor beslissingen sneller en/of makkelijker genomen kunnen worden.
Voorbeelden van de mobiele functionaliteit in praktijk
Ik zie dat steeds meer van onze klanten deze stap aan het maken zijn of er over nadenken. Concrete voorbeelden zijn:
- Het boeken van verplaatsingen door middel van het scannen van het partijnummer en de nieuwe locatie.
- Het scannen van karren voor transport, waarmee wordt bijgehouden: welke status een kar heeft, de benodigde papieren kunnen op tijd worden uitgeprint en de EAB of afleverbon kan worden verstuurd nadat alle karren zijn gescand.
Een belangrijke trend: Ontvang relevante informatie op de plek waar u bent en werkt en leg de relevante data dan gelijk vast.
