Veel tuinbouwbedrijven hebben dagelijks te maken met termijnafspraken van hun klanten. Helaas is niet altijd duidelijk wat de afspraak nu precies is. Vaak ligt de afspraak met de klant nog vast op: een handgeschreven document, in Excel of in het hoofd van de verkoper. Terwijl u juist inzicht wilt hebben in de gemaakte afspraken en ook wilt meten of deze afspraken zijn nagekomen.
Wat is eigenlijk het probleem? Mijn handel wordt toch verkocht?
Als de termijnafspraken niet in een systeem vastliggen worden vaak alle planten alsnog verkocht. Het is echter niet te meten of er daadwerkelijk wordt verkocht wat afgesproken is. Het zou daarom goed zijn als de afspraken met een klant over de te leveren artikelen en de leverdata vastliggen in een systeem.
Hierdoor wordt het meetbaar of uw klant inderdaad afneemt wat er afgesproken is voor de leverperiode. Met die kennis kunt u goed beoordelen of uw klant zich houdt aan de gemaakte afspraken, voor zowel meer of minder afgenomen producten. Het inzicht wat nu vaak ontbreekt is:
- Welke producten per leverweek?
- Hoeveel producten totaal?
- Is alles wat is afgesproken al afgenomen?
- Neemt mijn klant juist teveel af, waardoor andere klanten misschien niet krijgen wat ik ze beloofd heb?
Om inzicht te krijgen in het opvolgen van de termijnafspraken kunt u gebruik maken van verkoopraamcontracten en de bijbehorende leverprogramma’s in een softwarepakket.
Termijnafspraken vastleggen in software
In ons softwareprogramma is het mogelijk om verkoopraamcontracten vast te leggen met een bijbehorend leverprogramma. Dit is net zo makkelijk als het invoeren van een verkooporder. Het belangrijkste verschil is dat u op het verkoopraamcontract in één keer vastlegt wat u voor een bepaalde periode gaat leveren aan een klant.
Als dit eenmaal vastligt, kunt u daarna via een leverprogramma vastleggen wat u hebt afgesproken om periodiek te leveren van het totaal. Vervolgens is het mogelijk om via twee “kanten” in het systeem bij te houden wat nu de gerealiseerde verkoop is op het verkoopraamcontract:
- Vanuit het verkoopraamcontract maakt u per levermoment een verkooporder aan.
- Vanuit een verkooporder koppelt u de verkoopregel aan het bijbehorende verkoopraamcontract. Dit kan ook automatisch gekoppeld worden bij het ingeven van een verkoopregel.
Termijnafspraken in de tuinbouw meetbaar maken
Zodra u de verkooporder gekoppeld heeft aan het raamcontract, blijft in het gehele verkoopproces tot en met het boeken van de factuur in beeld, bij welk verkoopraamcontract de order hoort.
Kortom, met het vastleggen van een verkoopraamcontract en het leverprogramma krijgt u meetbaar inzicht in de gemaakte afspraken met uw klanten zoals:
- De afgesproken aantallen per product per levering per periode.
- De daadwerkelijk afgenomen aantallen product totaal per levering en per periode.
Hiermee kunt u het gesprek over het volgende seizoen in met een goed beeld van het resultaat van het vorige seizoen.
