MPRISE LEAN

Inkoopfactuur Management

Op de crediteurenafdeling worden er jaarlijks vele facturen handmatig verwerkt. Een inkoopfactuur of een kostenfactuur moet worden geregistreerd, moet worden goedgekeurd en moet eventueel, in het geval van een inkoopfactuur, worden gekoppeld aan een inkooporder. Dat zijn arbeidsintensieve handelingen die vele keren moeten worden herhaald. Dat gaat dan ook niet altijd goed: facturen raken zoek in de organisatie en betalingskortingen worden niet gehaald. Daarbij moet ook de vraag worden gesteld of het niet efficiënter kan. Dat kan in veel gevallen zeker het geval zijn. 

Onze oplossing

Mprise heeft in samenwerking met het bedrijf Blue10 een geintegreerde oplossing voor Microsoft Dynamics NAV ontwikkeld. Blue10 (www.blue10.com) brengt de softwareapplicatie Blue10 Invoice Management. Dit product is de oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen:

  • Alle inkoopfacturen worden digitaal verwerkt en via een workflow naar de juiste personen in de organisatie gestuurd
  • Papieren facturen worden door middel van scannen gedigitaliseerd. Na het scannen van de inkoopfacturen, wordt Optical Character Recognition (OCR) toegepast voor het herkennen van de juiste velden van de factuur. Met deze technologie wordt 85 tot 95% van de relevante factuurgegevens automatisch herkend.
  • Digitale facturen worden automatisch uit een e-mail box ingelezen en direct  klaargezet voor het toepassen van de OCR tekstherkenning.
  • Elektronische facturen kunnen met behulp van Invoice Management automatisch worden verwerkt in uw financiële administratie. 

Het resultaat

Doordat een groot gedeelte van het inkoopfactuur verwerking wordt geautomatiseerd levert dit de volgende voordelen op:
  • de papieren factuurstroom wordt geëlimineerd;
  • de per e-mail binnengekomen facturen worden automatisch verwerkt;
  • de handmatige handelingen bij de verwerking van een factuur worden tot een minimum beperkt;
  • de doorlooptijd van facturen in de organisatie wordt verkort
  • de status van een factuur is altijd inzichtelijk;
  • er is een automatische koppeling met inkooporders;
  • de facturen worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief;
  • het heeft een gebruikersvriendelijke, standaard oplossing, en
  • er is geen enkele beperking op het aantal gebruikers en/of administraties