Een normale factuur is vaak een papieren document dat per post wordt verstuurd. Een digitale factuur betreft meestal een PDF die via e-mail wordt verzonden. Een e-invoice daarentegen is een gestructureerd elektronisch bestand (zoals UBL of XML), dat direct van het ene boekhoudsysteem naar het andere wordt uitgewisseld zonder handmatige tussenkomst. Dit zorgt voor minder fouten en een snellere verwerking. Hierin zijn ook verschillende formats met verschillende data-structuren beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan landspecifieke formats.
Mijn collega Hylke Britstra gaat in een ander blogartikel dieper in op de verschillende landspecifieke e-invoicing formats die er zijn. Voor meer informatie hierover kan je zijn blogartikel raadplegen op LinkedIn.
E-invoicing biedt veel mogelijkheden. Het is een deel automatisering en standaardisering dat fouten kan voorkomen. Tevens is het een stevig middel om fraude met facturen tegen te gaan. Er wordt onderscheid gemaakt tussen B2G en B2B verplichtingen. In veel landen is het al geruime tijd mogelijk om e-invoices naar B2G te versturen. De B2B verplichting gaan we in de aankomende jaren steeds meer zien.
Per 1 januari 2026 wordt e-invoicing voor B2B verplicht in België. In Italië is het al verplicht voor B2B sinds 2019. Ook in Frankrijk is het aan de orde, maar is het afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Tevens werkt niet elk land met hetzelfde format. Zo werkt Frankrijk bijvoorbeeld met een eigen Access Point genaamd “Plateforme Publique de Facturation (PPF)” die alleen de formats UBL, CII en Factur-X accepteert.
Wie zien dus twee levels waarin e-invoicing aandacht vereist:
Een Access Point is een partij die toegang verzorgt tot het netwerk van het type e-invoice. Bijvoorbeeld het type “Peppol”. Via deze Access Point kunnen Peppol e-invoices verstuurd en ontvangen worden. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een e-invoicing standaard ontwikkeld binnen een EU project voor digitalisering en innovatie. Peppol wordt beheerd door een onafhankelijke non-profit vereniging genaamd “OpenPeppol” gevestigd in België.
Een Access Point wordt ook wel een “E-invoice provider” genoemd. Vanuit deze Access Point kunnen dus ook inkomende facturen geïmporteerd worden naar D365FO en uitgaande facturen worden naar de Access Point geëxporteerd.
Oplossingen in D365FO
Binnen D365FO kun je e-invoicing instellen voor inkomende en uitgaande facturen. De ‘Globalization Studio’ biedt extra mogelijkheden om te voldoen aan landspecifieke eisen en ondersteunt diverse formats en kanalen, zoals e-mail, SharePoint of Access Points zoals Peppol. Daarnaast bieden sommige ISV oplossingen ook al de mogelijkheid om gebruik te maken van e-invoicing.
Er zijn dus drie opties om e-invoicing te gebruiken in D365FO:
Wanneer je gebruik wilt maken van optie 2 "Globalization Studio", vereist dat wel het installeren van de add-in “Electronic invoicing” en het activeren van de feature “Electronic invoicing integration”.
E-invoicing gaat in de aankomende 5 jaar een belangrijk onderwerp worden wat in D365FO een goede inrichting vereist. Veel landen gaan e-invoicing verplichten. Het is aan te raden om hier op tijd mee te beginnen.
Ons buurland België kent deze verplichting vanaf 1 januari 2026. Elk bedrijf met een Belgische entiteit zal dus moeten voldoen aan de B2B e-invoicing verplichting. Dat geldt ook voor Nederlandse bedrijven met een Belgisch btw nummer.
Wij zien dan ook de volgende actiepunten:
E-invoicing komt eraan—zorg dat jouw organisatie klaar is voor de nieuwe standaard.
Voor vragen neem gerust contact met ons op.
Volg ons op LinkedIn en houd onze pagina in de gaten om niets te missen. Samen ontdekken we hoe we hetmaximale uit Dynamics 365 F&O kunnen halen – en hoe jouw organisatie hiervan kan profiteren.