Nog twee en een halve week, en dan weet u het: U zit er bij, of u zit er niet bij. Het zou mooi zijn als u er juist niet bij zit. De verwachting is namelijk dat tussen de 20.000 en 60.000 bedrijven niet vóór 1 februari 2014 gemigreerd zijn naar SEPA. Deze bedrijven moeten op een andere manier deel gaan nemen aan het betalingsverkeer om liquiditeitsproblemen te voorkomen. Zit u er niet bij, dan is dat goed nieuws. Dat betekent dat u al overgegaan bent naar SEPA, of dat u in de afrondende fase zit en het deze maand succesvol voltooid. In het laatste geval heeft u waarschijnlijk niet eens tijd om dit verhaal te lezen.
Bovenstaande alinea was het begin van mijn blog, die ik op donderdag 9 januari aan het schrijven was, om deze de week erop te publiceren...
Totdat ik een berichtje kreeg van een klant, die al maanden bezig is met SEPA: ‘Heb je t al gehoord, half jaar uitstel…….’. Geen slecht nieuws voor de bedrijven die de deadline nooit zouden gaan halen. Bedrijven die op uitstel hebben gegokt, hebben dus gewonnen. Tenminste, als het voorstel voor uitstel, wat door de Europese Commissie is aangedragen, goedgekeurd wordt door het Europees Parlement en de Europese Raad. Helemaal zeker is het nog niet, en van achterover leunen is absoluut nog geen sprake!
'Even' over op SEPA
‘Even’ over op SEPA, dat hebben heel veel mensen aan het begin van 2013 gedacht. Voor wat betreft SEPA Credit Transfer (SEPA overschrijvingen), is dat eigenlijk ook wel zo. Los van wat extra velden (IBAN en BIC) en een ander bestandsformaat, wijzigt er procedureel niks. Dit blijkt ook uit de cijfers, want in 2013 is 77 procent gemigreerd naar SEPA CT. 3 procent was al overgegaan in 2012, wat dus inhoudt dat in de komende 6 maanden 20 procent van de bedrijven nog over moet. Dit is absoluut haalbaar.
‘Even’ over op SEPA is een heel ander verhaal als je gebruik wilt gaan maken van SEPA Direct Debit (SEPA incasso). Ook dit blijkt uit de cijfers. Slechts de helft van de bedrijven is in 2013 namelijk overgegaan op de SEPA incasso. De andere helft staat nog steeds voor een uitdaging, ondanks dat de deadline een half jaar vooruit geschoven is.
Onderschatting en onduidelijkheid
Onderschatting en onduidelijkheid, dat zijn misschien wel de sleutelwoorden voor de migratie naar SEPA. Onderschatting; SEPA gaat toch alleen maar om IBAN en BIC? Totdat je je verdiept in de materie. Dan komt het andere sleutelwoord, onduidelijkheid, ook naar boven. SEPA staat voor Single European Payment Area, één Europese betaalruimte met één Europese standaard, namelijk ISO 20022. Eenvoudiger kan niet, zou je denken. Maar ondanks dat er één standaard gehanteerd gaat worden binnen Europa, hebben banken nog altijd hun eigen addendum. Niet alleen onduidelijk voor bedrijven die met SEPA moeten gaan werken, maar ook voor softwareleveranciers, en wellicht ook voor de banken zelf.
Naast het voldoen aan de bestandsformaateisen van de bank, zijn er nog veel meer praktische zaken om over na te denken. Enkele voorbeelden:
- Hoe gaat u om met het inlezen van de bankafschriften? Het CAMT formaat (ISO 20022) geeft ongetwijfeld de meeste informatie, maar ondersteund uw bank dat al?
- (Hoe) gaat u controleren of uw B2B-incassocontract door uw klant bij zijn bank is geregistreerd?
- (Hoe) gaat u uw huidige klanten informeren over de nieuwe incassogegevens?
- Is uw briefpapier al aangepast naar IBAN en zijn de incassocontracten al aangepast?
- Hoe gaat u om met storneringen, en biedt uw software daarin voldoende ondersteuning? Vindt de stornering van een first incasso plaats vóór (Reject) of ná (Return) de settlement date? Ervoor, dan moet een volgende incassopoging als first worden aangeboden. In het andere geval moet het een recurring zijn.
- Wat doet u met wijzigingen op een bestaand mandaat. Altijd een nieuw mandaat ter ondertekening opsturen, of het huidige mandaat aanpassen? Dit laatste heeft weer gevolgen voor het XML-bestand wat naar de bank gestuurd moet worden. Hier moeten namelijk extra gegevens in vermeld worden. Wijzigt de klant van bank, dan betekent een nieuwe incassopoging ook dat het een first incasso moet zijn.
Zo zijn er nog tal van zaken die spelen tijdens de overgang naar SEPA. Uit de praktijk blijkt dat het complete incassoproces op de schop moet en dat het complexer is dan verwacht. Waak dus voor onderschatting, en nogmaals, leun niet achterover!
Succes…nog 6 maanden, 2 weken en 2 dagen te gaan.
Lees ook onze blog: 3 oorzaken van het vertragen van de SEPA DD implementatie
