Elk bedrijf heeft te maken met inkomende facturen. Veelal worden deze nog handmatig verwerkt. De facturen worden in mappen opgeslagen en worden vervolgens lange tijd bewaard in gesloten kasten.

Verspilling van ruimte en papier!

Het opzoeken van een specifieke factuur in een map is tijdrovend. Daarnaast, als je niet op kantoor bent, is het opzoeken van een specifieke factuur praktisch onmogelijk.

Het verwerken van inkomende facturen is typisch zo’n proces dat eenvoudig is te automatiseren. Betrokkenen besparen dan veel tijd en kunnen ook sneller reageren op vragen over inkoopfacturen. Kortom, er is hier winst te behalen.

Uit onderzoek van de Aberdeen Group blijkt dat het elektronisch verwerken van inkoopfacturen 50,5% minder te late betalingen oplevert en 51% minder uitzonderingen, dus minder handling kosten. Gemiddeld kost het verwerken van een inkoopfactuur bij een organisatie die dit niet elektronisch doet 25 euro. Automatiseer je dit proces dan is het nog maar 2,50 euro per inkoopfactuur.

Laten we de voordelen van digitaal verwerken

 van inkoopfacturen eens op een rijtje zetten: 

  • Papieren stromen binnen de organisatie worden vervangen door digitale stromen
  • Digitaal ontvangen facturen hoeven niet geprint te worden
  • Automatische matching met een inkooporder leidt tot een snelle afhandeling van facturen
  • De aandacht kan gericht worden op ‘uitzonderingen’. Zo hoort het ook
  • Status van een factuur is direct inzichtelijk, ook als je thuis werkt
  • Check een oudere factuur van uw leverancier met een nieuwe factuur
  • Mogelijkheid om via workflow inkoopfacturen rond te sturen in de organisatie waardoor ze goed of afgekeurd kunnen worden
  • Mogelijkheid om naast de papieren facturen ook pdf, XML te verwerken

Scannen van papieren factuur

Papieren facturen ontvang je per post. Het inscannen van de binnenkomende papieren facturen is een eerste stap naar een snellere en efficiëntere factuurverwerking. Nadat de factuur is gescand wordt automatisch factuurherkenning toegepast waarbij de juiste gegevens automatisch worden herkend van de factuur, zoals leverancier, factuurnummer, factuurdatum en de bedragen. Door deze gegevens van de factuur af te lezen, kan de factuur sneller verwerkt worden in de financiële administratie. Je hoeft deze immers dan niet meer handmatig in te voeren.

Digitale factuur via e-mail (pdf)

Steeds meer leveranciers vragen hun klanten of zij de facturen digitaal per e-mail in pdf-formaat mogen aanleveren. Indien je als ontvanger de verwerking van inkoopfacturen nog niet geautomatiseerd hebt, zorgt dit voor extra werk en kosten; de digitale factuur moet alsnog geprint worden voor de handmatige verwerking in de organisatie.

Met Invoice management kun je de pdf-facturen direct digitaal verwerken, de scan handeling wordt overgeslagen, er kan direct begonnen worden met het herkennen van de factuur waarna hij de workflow ingaat.

Elektronische factuur

De elektronische factuur kan over het algemeen op twee manieren binnenkomen, namelijk:

  • Per e-mail waarbij zowel een XML- als een pdf-bestand worden aangeleverd
  • Via een derde partij (de billing service provider). Deze partij fungeert als tussenpersoon tussen de verzender en ontvanger van EDI berichten (zoals elektronische facturen)

Op deze facturen hoeft geen automatische factuurherkenning meer toegepast te worden voor het herkennen van de relevante gegevens van de factuur. De elektronische factuur kent nauwelijks nog administratieve handelingen en moet praktisch gezien alleen nog goedgekeurd worden binnen de organisatie.

Voor Dynamics NAV en AX beschikbaar

Zowel voor Microsoft Dynamics NAV als Microsoft Dynamics AX is één oplossing beschikbaar. De oplossing van Blue10 integreert vanaf versie 3.7 van Microsoft Dynamics NAV en vanaf versie 4 van Microsoft Dynamics AX. De versie voor Dynamics AX2012 komt in de loop van het eerste kwartaal van 2015 beschikbaar.

Er wordt in deze oplossing geen gebruik gemaakt van extra Microsoft Dynamics NAV of Microsoft Dynamics AX licenties. De software is geïntegreerd, maar werkt ‘naast’ Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics AX via een web interface.

Indien u geinteresseerd bent om meer te weten over digitale inkoopfactuurverwerking in Microsoft Dynamics NAV of AX, neemt u dan contact met ons op.