De realiteit: steeds nieuwere versies van Microsoft Dynamics NAV of AX, steeds meer functionaliteit, dus steeds meer ICT. Meer, meer, meer. Maar, heeft dit uitsluitend voordelen opgeleverd, of zijn we ook iets kwijt geraakt?
Alleen al om reden dat vrijwel niemand die vraag stelt, is er alle reden om die vraag juist wel te stellen. Je zou toch denken dat antwoorden na veertig jaar ERP software ontwikkeling toch wel voor het oprapen liggen. Daarbij, ICT-ers zijn toch wel aan hun professionaliteit verplicht zichzelf regelmatig deze vraag te stellen.
Laat ik aan het begin van deze blog alvast mijn antwoord op deze vraag geven. Dat antwoord is ‘Inderdaad, we zijn niet zo maar iets, maar iets belangrijks kwijtgeraakt’.
Voordat u denkt dat ik nu de ICT ontwikkelingen van afgelopen veertig jaar ga analyseren, zeg ik u alvast dat ik dat niet ga doen. Ik beperk me tot een ogenschijnlijk klein detail, dat naar mijn idee een hele grote impact heeft. Er is in de achterliggende decennia een moment geweest dat er, zonder dat iemand zich daar kennelijk van bewust is geweest, een wissel is omgezet waardoor we nu met een probleem zitten opgescheept.
Welk probleem? Dat ga ik u nu uitleggen:
Neem een organisatie in gedachten waar ERP nog niet was geïmplementeerd. In het ideale plaatje werkte je met je collega’s aan gemeenschappelijke doelen. Je overlegde en je wisselde informatie uit. Onduidelijkheden werden onderling afgestemd en je sprak elkaar aan op problemen. Je stond voor wat je zei en nam daarvoor ook de verantwoordelijkheid. Toen de organisatie groter werd en dus meer mensen informatie moesten gaan uitwisselen bleek het niet zo efficiënt meer om al die één op één-tjes te doen. Informatie werd zoveel als mogelijk is centraal opgeslagen in kasten, gebundeld in ordners met de naam van de auteur op de rug. Had je een vraag over een tekst dan kon je alsnog in contact treden met de auteur van die informatie. Prima oplossing!
En toen begon het. Er kwamen computers. De ordners werden opgeschoond en leeg gekieperd in de computer. De informatie werd opgeslagen in een database. Vanaf dat moment heette het ‘data’. Vanaf nu hoefde je niet meer naar de kast met orders te lopen. Je kon ze vanuit de bureaustoel benaderen. Dat is nog eens efficiënt! Maar, het kon beter. Je kon dan wel blijven zitten, maar soms duurde het toch wel lang voordat je datgene wat je zocht ook vond.
Door de data beter te organiseren en te ordenen kon ook dat probleem worden opgelost. Geweldig!
Maar nu komt het: We raakten iets belangrijks kwijt!
Data werd anoniem. Het verloor zijn eigenaar. Simpel voorbeeld: als ik achter mijn PC een telefoonnummer van een klant opvraag uit mijn ERP database, moet ik aannemen dat dit nummer correct is. Als dat niet zo is heb ik pech. Oké, kan gebeuren, maar als het paar keer per dag gebeurt? Wie kan ik daar op aanspreken. Niemand!
Drie andere willekeurige voorbeelden:
- Een medewerker in een bedrijf neemt aan dat het adres van een klant in de klantendatabase waar een brief naar toe moet, gewoon klopt (Hij gaat ervan uit dat hij nog niet verhuisd is).
- Een productiemedewerker neemt aan dat de werkorder die hij op het scherm van zijn PC ziet staan de correcte informatie bevat.
- Een verkoper gaat er vanuit dat de goederen die hij op zijn scherm ziet staan ook kan leveren. ‘Dat lijkt me niet echt een probleem’, zult u zeggen. Dat is het inderdaad in de praktijk vaak niet, hoewel er ook voorbeelden te noemen zijn die dat wel zijn.
Het probleem ontstaat pas wanneer verkeerd ontvangen informatie leidt tot schade, in welk opzicht dan ook. We zullen dan altijd de leveraar van die informatie willen spreken. Misschien niet om hem aansprakelijk te stellen maar dan toch wel om te voorkomen dat het probleem van de foutieve informatie zich herhaalt.
Met het gebruik van allerlei ongestructureerde data uit andere bronnen dan uw ERP database wordt dit probleem actueler. Docenten worstelen daar ook mee: wie garandeert dat van het internet geplukte anonieme informatie dat in een scriptie is verstopt correct is.
Het accepteren van de ontkoppeling van data met de eigenaar van de data is een cruciale fout met grote gevolgen.
Wij zijn daardoor op grote schaal gewoon gaan vinden om data te accepteren waarvan we niet weten wie die heeft gecreëerd en waarvan niemand aan te wijzen is die iets verteld over de kwaliteit. Dat is dus data waarvoor niemand zich verantwoordelijk voelt.
Als niemand verantwoordelijkheid draagt voor gegevens kunt u per definitie vragen stellen bij de kwaliteit van die gegevens!
