Polaroid rolt Microsoft Dynamics 365 Business Central wereldwijd uit met Mprise

Polaroid, bekend van de instant foto’s. ‘Klikken, wapperen en klaar’. Het bedrijf kende een hernieuwde start in 2008. De laatste paar jaar werkten zij met Microsoft Dynamics NAV. Dit ERP-systeem gebruikten zij wereldwijd voor al haar entiteiten. Maar om te zorgen dat zij een up-to-date landschap hielden, zijn ze in 2023 overgestapt naar Dynamics 365 Business Central. Een natuurlijke stap voor de wereldwijd opererende organisatie. Bijzonder aan deze implementatie is dat deze niet is uitgevoerd in lijn met het financiële jaar, maar dat zij middenin het jaar live zijn gegaan. Hoe dat is gegaan bespreken we met Ruud Maathuis (Director Finance) en Gerben Franke (Global ERP Manager)

Wordt april het nieuwe januari?

Gerben vertelt over de implementatie: ‘We kozen voor Business Central omdat het de logische opvolger van Dynamics NAV is en zodoende naadloos integreert met andere Microsoft-tools zoals Azure, Power Automate, Power Apps, oftewel de Microsoft Suite en meer. Daarnaast hebben we een enorme verbetering van onze ERP architectuur doorgevoerd’. Ruud vervolgt: ‘Voordat we begonnen, hebben we een intern projectteam opgezet. Gerben nam daarin het technische deel en het projectmanagement voor zijn rekening, Erwin ter Huurne de masterdata en ik het financiële stuk en het algehele overzicht. Toen zijn we met z’n drieën gaan kijken wat gelijk moest blijven en wat we wilden veranderen. “Waar kunnen we het systeem versimpelen”. Dat geldt bijvoorbeeld voor het aantal grootboekrekeningen die in het systeem aanwezig zijn. Door goed gebruik te maken van dimensiemogelijkheden zijn we in staat geweest deze met meer dan 50% te verminderen.

’.

Het team binnen Polaroid heeft de ongebruikelijke keuze gemaakt om middenin het financiële boekjaar een overstap te maken naar een nieuw ERP-systeem. Dat wordt vaak als onhandig of zelfs onmogelijk omschreven. Toch heeft het in dit geval heel goed uitgepakt. ‘De overgang van NAV naar Business Central is in principe een overgang naar een verbeterde versie van je huidige systeem. De basis setup blijft in principe gelijk, waarbij we natuurlijk wel goed hebben nagedacht waar we mogelijkheden tot wijzigingen en optimalisatie zagen. Een bijkomend voordeel van een overgang gedurende het jaar was dat voor een finance afdeling januari normaliter een maand met piekbelasting is en ik op deze wijze extra druk bij de afdeling wilde wegnemen. Aanvullend heeft het bedrijf een zeker seizoen patroon waarbij met name het 4^de kwartaal onze sterkste maanden zijn. Dan wil je een organisatie niet extra belasten met de overgang naar een ander ERP systeem. Dit alles heeft ons doen besluiten voor een overgang per 1 mei te kiezen.

’.

Naast een afwijkende live-datum is het meekrijgen van alle betrokkenen vaak ook uitdagend. Zeker voor een wereldwijd opererende organisatie als Polaroid is het essentieel dat iedereen op de juiste manier met het nieuwe systeem gaat werken. Gerben vertelt daarover: ‘Er is voor het project ook behoorlijk geïnvesteerd in een blueprint waarin de huidige processen zijn beschreven om te bewaken dat voor de medewerkers zelf zo min mogelijk veranderd’. Ruud vult aan: ‘We hebben in fase 1 het systeem neergezet zoals NAV ook was. De andere opties parkeren we tot fase 2. Fase 2 is opgesplitst in 3 onderdelen. Daarin zijn we weer naar de key-users gegaan en vragen we ze wederom welke dingen goed gaan, welke beter kunnen en wat eventueel weg kan. Zo ziet iedereen ook dat er echt iets met hun punten wordt gedaan’.

‘In fase 2 gaan we BC ook uitrollen naar Azië. Dit zal in de basis een kopie van de setup worden zoals we deze hebben in Europa en Amerika, rekening houdend met lokale verplichtingen. De uitdaging zit in het bouwen van verbindingen met ons sales platform en extern warehouse, alsmede dat we zowel de Engelse als Chinese taal beschikbaar willen hebben in het systeem. Uiteindelijk doel binnen Polaroid is dat het niet uitmaakt waar je werkt, overal wordt BC gebruikt op eenzelfde wijze'.

Ieder onderdeel van de organisatie een standaardoplossing

Mprise is gespecialiseerd in het implementeren van standaardsoftware. Door gebruik te maken van diverse standaard apps en die met elkaar te verbinden, krijg je een platform dat precies past op alle interne processen. Gerben vertelt over de implementatie: ‘We hebben samengewerkt met een ervaren implementatiepartner (in ons geval, Mprise) om het project te begeleiden. De implementatie omvatte het programmeren van onze specifieke bedrijfsprocessen met apps van derden zoals Shopify en de 3PL processen, gegevensmigratie, en training van ons personeel. De functionele processen hebben we intact gelaten. Het is dan ook mooi om te zien dat we het project binnen de planning van anderhalf jaar én binnen budget hebben weten af te sluiten. Een prestatie waar we als gezamenlijk projectteam heel trots op zijn’.

Ruud vervolgt: ‘Mprise is een betrouwbare partner. Duidelijke en open communicatie. Fijne samenwerking. Degene waar ik contact mee heb gehad weten waar ze het over hebben en beloven dingen die ze ook nakomen. Dat werkte heel fijn’.

Over Polaroid

Polaroid is een Nederlands fotografie- en consumentenelektronicabedrijf. Ze produceren instant camera's, draadloze luidsprekers en andere accessoires onder de merknaam Polaroid. 

Polaroid werd in de huidige vorm in 2008 opgericht als The Impossible Project. In 2017 werden het merk en het intellectuele eigendom van Polaroid Corporation overgenomen door de grootste aandeelhouder van Impossible Project en werd het bedrijf omgedoopt tot Polaroid Originals. In maart 2020 werd de merknaam Polaroid Originals afgekort tot Polaroid.

Lees meer over Polaroid