Het afgelopen jaar hebben de ERP kerngebruikers van Thomas Regout de workshop Keyuservaardigheden gevolgd. Hierover spraken we met Boy Kusters, Manager Business Information. Hij is verantwoordelijk voor IT innovatie en het optimaliseren van het IT landschap. Daarnaast is hij IT-projectmanager.

Thomas Regout International bestaat uit vijf bedrijven, waarvan er één Amerikaans is. De activiteiten van deze bedrijven zijn erg divers. Ze maken hoog-kwalitatieve producten zoals lineaire geleidingsoplossingen, raamdecoraties, in hoogte verstelbare televisie-armatuur en boren voor de vliegtuigindustrie.

Een nieuw ERP-systeem als startpunt

“Aan het eind van 2019 ontstond het plan om Microsoft Dynamics AX2009 te vervangen. We wilden graag een verbeterslag te maken. Daarnaast zou Microsoft het oude platform niet meer ondersteunen”, vertelt Boy Kusters.

Uiteindelijk maakte het bedrijf de keuze om Business Central te implementeren samen met Mprise. Naast het implementeren van Business Central geeft Mprise ook workshops aan de key-users van Thomas Regout.

Dit was vanaf het begin al een focuspunt voor Boy: “Eén van de punten die wij in de beginfase aankaartten was het topic key-users en het ontbreken van richtlijnen voor deze rol.”

Waarom een workshop voor kerngebruikers?

Boy Kusters geeft een aantal redenen aan waarom zij voor een workshop gekozen hebben: “Allereerst wilden we duidelijkheid creëren wat de rol van key-user, of kerngebruiker, precies inhoudt en welke skills daarvoor nodig zijn. Ze moeten niet alleen kennis hebben, maar ze moeten ook mensen kunnen trainen en overtuigen.”

De uitdagingen met een kerngebruiker-organisatie

Key-users moeten die rol vaak naast hun huidige functie invullen. Boy schetst hoe dit in de praktijk gaat: “Nu zegt het bedrijf tegen de key-user; jij bent daar goed in dus pak deze taken er maar bij. De key-user vindt dit niet tot zijn takenpakket horen en daarnaast heeft hij of zij daar helemaal geen tijd voor. Hier moet dus een middenweg in gevonden worden.”

In de workshop voor de kerngebruikers kwam dit ook aan de orde. “De key-users vonden het fijn dat er na de workshop meer duidelijkheid was. Eerst kon er een blanco cheque ingevuld worden. Nu komt er een bedrag op die cheque te staan waardoor het duidelijk is wat er van de key-users verwacht wordt. Er worden dus kaders gesteld”.

Veel inspiratie voor het opzetten van een key-user-organisatie

Kusters kijkt terug op een geslaagde workshop, ondanks dat deze door de coronamaatregelen remote plaatsvond. “De kerngebruikersworkshop was goed en helder. Er werden een aantal duidelijke handreikingen gedaan waarover we sowieso moeten nadenken bij het opzetten van een key-user-organisatie. Mprise trad op als een soort dialoogbeheerder die de verschillende visies bijeen bracht.

Wat mij het meest aansprak is, dat je op een gestructureerde manier de dialoog kunt aangaan. Met aan de ene kant het bedrijf en aan de andere kant de beoogde key-users. In deze workshop vervulde de trainer de rol van mediator. En dat deed hij erg goed.

Daarnaast was er aandacht voor het stukje zelfstandig nadenken”, vervolgt Boy. “Er waren break-out sessies om in groepjes na te denken over bepaalde dingen. Daardoor kwamen de mensen die normaal meer op de achtergrond zijn ook aan het woord.”

Hoe ga je aan de slag na de workshop?

Met de inspiratie uit de workshop is Kusters direct aan de slag gegaan. “Ik heb het persoonlijk opgepakt. We hebben direct een aantal punten opgesteld met ‘dit moeten we zeker wel doen en dit moeten we zeker niet doen’. Het gaat met name over: waar houdt de rol van key-user op en waar begint de rol van de IT-afdeling? Een voorbeeld is het schrijven van handleidingen. Wie gaat dat doen?”

Daarnaast is hij er ook van overtuigd dat de rol geborgd moet worden in de organisatie. “Ik vind dat de key-user een rol is die ook een zwaarte moet krijgen in het change proces. Er moet structureel tijd voor vrijgemaakt worden. Zo zouden we bijvoorbeeld maandelijks of tweemaandelijks samen moeten zitten. En dan kunnen we een soort stand-up hebben waarin we de ontwikkelingen van onze processen doorspreken. Ook overleggen we nu bijvoorbeeld met HR of 'key-user' een officiële rol moet worden waar ook tijd voor gereserveerd is.”

Hij vervolgt: “HR is een belangrijke speler voor het vormgeven van de rol. Dan is het echt officieel en kan je iemand aanspreken op zijn of haar verantwoordelijkheden.”

Hoe ziet de toekomst eruit?

Boy kijkt niet alleen naar key-users voor het nieuwe ERP-systeem, hij kijkt ook breder. “Waar we nu naartoe gaan is een breed applicatielandschap waarin applicaties worden ingezet die echt goed zijn in wat ze doen, en ook alleen maar daarin. Als je dan kijkt naar je key-user-organisatie, dan is die alleen maar toegespitst op het ERP-systeem, terwijl we zoveel meer hebben. En daar moeten we ook iets aan doen. Daarom is het waarschijnlijk ook niet de laatste keer dat we deze sessie hebben. We moeten dit ook nog een keer met een grotere groep doen.”

Tips voor andere mkb-bedrijven

“Key-user-groepen bestaan bijna niet in het mkb en dat zou ik wel aanraden. Daar valt echt veel te winnen”, geeft Boy Kusters als tip aan andere bedrijven mee.

Ook vanuit Mprise zien wij de meerwaarde van een goede key-user-organisatie. Key-users zijn namelijk de bruggenbouwers tussen de gebruikersorganisatie en de project- en/of beheerorganisatie. Zij kunnen een project laten slagen of falen. Daarom is het belangrijk om hierin te investeren. Lees hier meer over de workshop.