Lisa werkt bij “Computers en zo”, een bedrijf dat accessoires verkoopt voor computers. Ze werkt er al geruime tijd en kent inmiddels de ins en outs van de producten. Door haar houding ten opzichte van het bedrijf, ze doet wel eens meer dan haar eigen functie, komt ze in een steeds groter spanningsveld terecht. Dit is te merken aan opmerkingen van collega’s “Dat doe jij toch altijd!” of een opmerking van haarzelf “Ik ben daar niet voor verantwoordelijk!”. Daarnaast logt ze steeds vaker aan op het ERP systeem met de inlogcodes van collega’s, omdat ze zelf geen toegang heeft tot bepaalde functionaliteit.
De informatiematrix
In een open gesprek met haar manager spreken ze af dat Lisa gaat terugvallen op de aanwezige informatie matrices en dat ze alleen nog onder haar eigen naam gaat werken. Ze bekijkt haar informatiematrix voor het invoeren en afhandelen van verkooporders.
Bij het invoeren van de verkooporder voor klant “Apps & Sports”, ondervindt Lisa problemen met de betalingsconditie. Op de order staat de betalingsconditie 14 dagen. Van de verkoper kreeg ze door dat de artikelen verkocht zijn met een conditie van 1 maand en een korting van 2 procent, wanneer binnen 8 dagen wordt betaald. Dit brengt haar in verwarring. Was dit de vorige keer ook al niet zo?
Allereerst raadpleegt ze de verkoper. Deze beoordeelt dat het inderdaad 1 maand is en 2 procent korting wanneer de factuur binnen 8 dagen wordt betaald en dat dit voor alle orders voor “Apps & Sports” geldt. Lisa wijzigt dit op de verkooporder (uitvoer). Lisa probeert dit ook te wijzigen op de klantkaart, maar hiervoor heeft zij geen rechten in het systeem. Lisa neemt contact op met Annie van de debiteurenadministratie (informeren, in de matrix “Invoeren en onderhouden klantgegevens”).
Annie van de debiteurenafdeling is verantwoordelijk voor de klantgegevens.
Annie beloofd aan Lisa de verkoper te raadplegen en vervolgens Lisa te informeren.
Lisa gaat intussen door met haar verkooporder. De klant wil de artikelen over 2 weken geleverd hebben. Deze goederen zijn schaars. Hiervoor is in het magazijn de matrix “Toewijzing bij schaarste” opgenomen. Roy is hiervoor verantwoordelijk.
Roy heeft elke dinsdag en donderdag een overleg met de directeur (uitvoeren en goedkeuren). Voordat hij het overleg ingaat, heeft hij de voorraad status opgevraagd bij de voorraadbeheerder (raadplegen). Als resultaat weet Roy welke percentages goederen hij aan de klant kan beloven en wanneer. Hij doet dit door middel van de reserveringsfunctie in het ERP systeem (uitvoeren). Als hij klaar is informeert hij Lisa via een bericht in haar rolcentrum. Vanuit het rolcentrum kan Lisa het bericht lezen en de daarbij behorende verkooporder openen (informeren in de artikeltoewijzing bij schaarste matrix). Zij informeert de klant over de hoeveelheid goederen die op de gewenste datum geleverd kunnen worden en geeft vervolgens de verkooporder vrij (uitvoeren).
Nadat Annie de klantkaart heeft aangepast, informeert zij Lisa. Lisa kan dit nakijken in het systeem (uitvoer).
Ondersteuning in Microsoft Dynamics NAV
Wat betekent bovenstaande voor de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in Microsoft Dynamics NAV? De gebruiker heeft toegang nodig om functies te kunnen uitvoeren. In Microsoft Dynamics NAV heet dit een profiel.
Een voorbeeld van profielen
Lisa: Orderverwerken
Annie: Debiteurenbeheerder
Roy: Ontvangst en verzending
Daarnaast heeft de gebruiker bevoegdheden nodig om informatie te kunnen lezen of schrijven.
In Microsoft Dynamics NAV worden hiervoor machtigingensets gebruikt.
Een voorbeeld van machtigingensets:
Lisa: Klanten en Posten lezen en verkooporders maken
Annie: Klanten bewerken
Roy: Magazijn en opslagdocumenten maken
Met Lisa gaat het weer goed. Gelukkig kon “Computers en zo” eenvoudig terugvallen op duidelijke afspraken in het bedrijf.
De in de voorbeelden gebruikte matrices zijn simpel gehouden. Via een hyperlink komt de medewerker in de taakomschrijvingen terecht. Hierin zijn vaak koppelingen opgenomen naar de afspraken rondom de administratieve organisatie (Controller) en kwaliteitsbewaking. Dit kan ook het platform zijn voor werkinstructies.
4 tips om te komen tot een informatiematrix
Hoe komen we nu tot de matrices. Moeten we meteen met het hele bedrijf aan de slag?
1. Bepaal eerst de pijnpunten
Je kunt denken aan vragen zoals: zijn orders altijd onvolledig? Is bij de orderinvoer altijd achterstallig werk? Is er veel onvrede op een bepaalde afdeling? Hoe zijn de pijnpunten onstaan?
2. Ga in gesprek met de medewerkers.
Wie is volgens jou verantwoordelijk, dat de klantdata correct is? Welke extra bevoegdheden zou je graag willen hebben, zodat je werk efficiënter kan?
3. Knip indien mogelijk verantwoordelijkheden op.
In ons voorbeeld heeft Lisa een collega die exact dezelfde matrix heeft. Kunnen ze verantwoordelijk zijn voor ieder een eigen set aan orders?
4. Reduceer het informeren in niet geautomatiseerde vorm.
Gelukkig dacht Annie er nog aan de juiste betalingsconditie in te voeren en om Lisa te informeren. Maar deze actie was niet gedocumenteerd! De informatie die Lisa van Roy kreeg via het rol centrum, was wel gedocumenteerd en eventueel op te volgen door iemand anders wanneer Lisa afwezig is.
Image courtesy of Vichaya Kiatying-Angsulee via freedigitalphotos.net
