Mijn vorige blog sloot ik af met de opmerking dat het heel goed mogelijk is om binnen tijd en budget Dynamics AX en Dynamics NAV te implementeren, en zo de basis te leggen voor een succesvolle implementatie.

Daar zijn wel echter wel een aantal randvoorwaarden aan verbonden.

Ik noem er vijf...

Budgeteer realistisch

De conclusie dat projecten uit budget lopen is een herkenbare: er zijn nogal wat projecten die niet binnen tijd en budget worden afgerond. Kennenlijk is het dus een lastig probleem, wat niet even opgelost wordt. Naar mijn mening ligt een substantiële oorzaak bij de start van het project: partners worden gevraagd tegen fixed price een aanbieding te doen, met een al vooraf bepaalde einddatum. Bij de uiteindelijke beslissing weegt prijs (boven bewezen kwaliteit?) zwaar mee. Daarnaast is er maar weinig ruimte om een realistische einddatum te bepalen. Gevolg is dat een aantal posten/activiteiten buiten de begroting wordt gehouden (en dus ook buiten  de planning). Ik noem er een aantal:

  • Het opleiden van eindgebruikers wordt niet meebegroot en ook niet meegepland in het projectvoorstel. Onvoldoende kennis leidt uiteindelijk tot extra kosten door fouten en verstoringen in het proces, veroorzaakt door kennisproblemen.

  • Datamigratie wordt onvoldoende uitgewerkt. Er wordt bij het opstellen van het project- en investeringsplan onvoldoende naar de huidige situatie gekeken. Vragen als: wat is de kwaliteit van data, wat zijn de bronnen waaruit de data moet worden overgenomen, worden te weinig gesteld. Dit leidt tot hoge, onvoorziene extra kosten rondom datamigratie.

  • Er wordt geen rekening gehouden met Onvoorziene zaken. Het projectplan gaat van het meest optimistische scenario uit. Elke tegenvaller (die er altijd is) leidt dan direct tot extra kosten en extra tijd.

Stay in scope

Te vaak en te snel wordt toegegeven aan veranderingen van scope. Wat zijn de oorzaken hiervan?

  • Tijdens de implementatie verandert de omgeving voortdurend: dit leidt vaak tot een aanpassing van de scope. Naar mijn mening moet dit zoveel mogelijk worden vermeden: handhaaf de originele scope; plan eventueel een 2e fase om te optimalisren en/of uit te breiden.
  • Kies een bij een ERP-implementatie passende projectmethodiek. Microsoft heeft de SureStep projectmethodiek; waarbij het totale project op een duidelijk en geordende wijze wordt gepland. Er is een trend om bijvoorbeeld de Scrum-methodiek toe te passen binnen ERP projecten. Los van voordelen is een groot risico dat in korte, kleine stappen wordt gedacht; waardoor het overall plaatje (en de bijbehorende complexiteit) uit het oog verloren wordt.

  • Er wordt te weinig tijd besteed (en dus niet voldoende geïnvesteerd) in een goed projectplan. Het projectplan moet niet alleen softwarematig beschrijven wat de scope van de implementatie is. Een projectplan bevat een gedetailleerde (en gefaseerde) planning, waarbij ook de impact op medewerkers en organisatie wordt meegenomen. Of anders gezegd; er wordt in het projectplan ook rekening gehouden met verandermanagement: gewijzigde processen; gewijzigde organisatie; gewijzigde rollen en verantwoordelijkheden. In een eerdere blog heb ik hiervoor al eens verwezen naar de Demo-methodologie. Een methode om op een objectieve wijze een blauwdruk van een organisatie te maken. Deze blauwdruk vormt het uitgangspunt voor de invulling van het projectplan.

Neem data migratie serieus

Uit veel onderzoeken komt naar voren dat data issues/data kwaliteit/data migratie tot veel problemen (en extra tijd/budget) leiden. Ik herken dit ook vanuit mijn eigen projecten. Er wordt te optimistisch gepland en gedacht over de data migratie.

Data migratie (en een bijbehorend datamigratieplan) is een essentieel onderdeel van het project, een aantal aandachtspunten:

  • Voer data opschoning uit in de oude systemen (of in een tijdelijk bestand); zorg voor opgeschoonde data in de nieuwe omgeving. Een open deur wellicht, maar in meerdere projecten ben ik tegen vervuilde data gelopen in de nieuwe omgeving. De gevolgen laten zich raden...

  • Bepaal de methodiek van datamigratie vooraf! Ga na op welke punten handmatige migratie mogelijk is, waar met tijdelijke (Excel) bestanden kan worden gewerkt en waar interfaces nodig zijn.

  • Start tijdig met data cleaning en data migratie; zorg dat middels proefconversies de data wordt getest!

Change management vast onderdeel van het project

Laat change management een vast onderdeel van elk ERP-project zijn. Zo laat een onderzoek van Panorma consulting services zien dat in meer dan 50% van de gevallen de extra kosten en de extra tijd te maken hebben met veranderingen: niet alleen scope veranderingen; maar ook met problemen die ontstaan door veranderde processen, veranderde rollen en verantwoordelijkheden, organisatie issues, etc. Het effect (impact) dat  de ERP-implementatie heeft op processen, medewerkers en organisatie moet worden gestuurd en begeleid: neem verandermanagement serieus!

Volwaardig project team: key-users zijn essentieel

Zorg voor een volwaardig projectteam dat in staat is om het project goed uit te voeren. Neem de key-user rol serieus. Stel een key-user profiel op; bepaal de benodigde kennis en vaardigheden die nodig zijn om als key-user succesvol te acteren. Selecteer op basis hiervan de key-users (en dus niet op ‘toevallige beschikbaarheid’). Zorg ervoor dat waar nodig de key-users op beide aspecten (kennis en vaardigheden) worden getraind, en plan de activiteiten (en de benodigde tijd(!)) bij de key-users in. Een rol als key-user is niet een activiteit die “even” naast het andere werk kan worden gedaan. Een key-user moet worden vrijgemaakt om in het project te participeren en moet hiertoe ook in staat zijn.

Bekijk hier hoe wij dat doen.

Samengevat:
Microsoft Dynamics implementeren binnen tijd en scope is geen utopie! Maar dan moet verder worden gekeken dan alleen software functionaliteit en techniek. Aan de hand van bovenstaande 5 voorwaarden vermijdt u een aantal - te voorkomen - problemen.

Goede keyusers zijn essentieel voor uw organisatie.

----

Deze blog is o.a. gebaseerd op een rapport van Panorma consulting solutions; Clash of the Titans 2016; http://panorama-consulting.com/resource-center/clash-of-the-titans-2016-sap-vs-oracle-vs-microsoft-dynamics)

 Image afkomstig van Stuard Miles via www.freedigitalphotos.net