SEPA, een hot item! Het onderwerp kan u niet zijn ontgaan. Inmiddels weet iedereen wel wat SEPA is. In de praktijk kom ik veel Dynamics gebruikers tegen die al over zijn op SEPA betalingen, SEPA CT. Ondanks dat de deadline steeds dichter bij komt, merk ik dat dit niet geldt voor SEPA Incasso’s, SEPA Direct Debit (DD). Ik geef u drie redenen waarom nog maar weinig bedrijven over zijn op SEPA DD.
1) Onduidelijkheid over implementatievraagstukken
Er bestaat in bedrijven veel onduidelijkheid over de aspecten die met een SEPA DD implementatie samenhangen. Voordat SEPA DD in gebruik genomen kan worden dienen er antwoorden gegeven te zijn op een groot aantal vragen. Die antwoorden zijn niet altijd even makkelijk te geven, omdat daarvoor sprake moet zijn van een integrale benadering. Meerdere disciplines in uw bedrijf zullen daarvoor in samenhang over SEPA DD moeten nadenken.
Belangrijke vragen zijn:
- Kunt u tijdig met uw bank testen op het aanleveren én ontvangen van de nieuwe XML-bestanden?
- Zijn uw debiteuren tijdig voorzien van een IBAN-nummer en BIC code.
- Heeft u al een keuze gemaakt in het soort machtiging? En kent u de verschillen tussen B2B en Core?
- Europese Incasso kent andere voorwaarden dan de bestaande lokale incasso. Het betreft hier aanlever- en verwerkingstermijnen bij de bank en het recht op stornering door een debiteur. Heeft u de gevolgen op de cashflow scherp?
- Heeft u nagedacht hoe u de pre-notification wil doen?
- Bent u op de hoogte van de rechten van uw debiteuren, zoals de whitelist en blacklist optie?
- Zijn uw debiteuren geïnformeerd over hun mandaatnummer?
- Zijn uw medewerkers geïnformeerd en daarmee voorbereid op vragen van debiteuren zodat dit proces straks vooraf helder is en er geen extra druk ontstaat op uw uitstaand saldo?
Denk er ook aan dat SEPA vaak meerdere applicaties raakt dan alleen de financiële applicaties. Rekeningnummers en andere SEPA-gerelateerde gegevens kunnen ook voorkomen in andere toepassingen, zoals online klanten- of werknemer portals, CRM-systemen, HRM-systemen, inkoop-portals.
Er is dus alle reden om de impact van SEPA DD voor uw organisatie in kaart te brengen of te laten brengen voordat u veranderingen in gang zet!
2) Incassoproces verandert ingrijpend
Er is nog een andere reden dat er nog maar weinig bedrijven live zijn met SEPA DD in tegenstelling tot SEPA CT. De impact van SEPA DD op uw processen en systemen is veel groter dan van SEPA CT. Niet het betalingsproces, maar het incassoproces gaat op de schop. Er komt een nieuw element in de administratieve organisatie bij, namelijk het beheer van SDD mandaten. Het beheer van SDD mandaten zal voor veel organisaties nieuw zijn. Onder SEPA wordt het verkrijgen en gebruiken van incassomachtigingen veel formeler geregeld. De bank
zal straks geen boeking meer doen waarvan de geïncasseerde niet tijdig en op een welomschreven wijze aangeeft op welke - met mandaatnummer benoemde - machtiging de incasso gebaseerd is. Concreet betekent dit dat per incasso het mandaatnummer in het XML bericht meegenomen moet worden. Dit vraagt het digitaal opslaan en beheer van de SDD mandaten. Een SEPA compliant organisatie heeft dus ook software nodig die SEPA compliant is!
3) SEPA compliant software
Voor SEPA CT zijn de functionele eisen helder. Het systeem moet in plaats van een CLIEP03 bestand een PAIN bestand kunnen aanmaken en de leveranciers moeten kunnen worden voorzien van een IBAN nummer en BIC code. SEPA DD compliant software is niet eenduidig vast te stellen. Wat onder SEPA-compliant verstaat wordt, kan van geval tot geval verschillen. Ook deze onduidelijkheid leidt tot stagnatie in de implementatie. Ik ga daar in een volgende blog dieper op in.
