In mijn vorige blog schreef ik over de mogelijkheden van verkoopovereenkomsten. Al langer beschikbaar in Microsoft Dynamics AX en toch vaak onbekend. Met de komst van AX2012 R3 beschikt Microsoft Dynamics AX over nog meer promotietools. Kent u deze?

  • Ik heb de klant een bonus beloofd, wanneer in een periode een bepaalde hoeveelheid of een voor een bepaald bedrag wordt afgenomen.
  • Ik heb de klant een bonus beloofd, wanneer hij voor mij een bepaalde promotie uitvoert (bv. een reclamebord plaatst).

Fijn dat een softwarepakket hierin gaat voorzien. En fijn dat het meteen zo compleet wordt aangeleverd. Dit soort mogelijkheden vraagt naast het vastleggen van zo’n overeenkomst, ook om het beheer ervan. En Microsoft heeft hierin voorzien:

  1. Plannen: Het is mogelijk een fonds aan te maken met de te verwachten promotieopbrengst. De klant ontvangt dan wel een bonus, maar ik verwacht door de promotie natuurlijk wel dan een veel groter volume wordt behaald. Deze fondsen worden aan de contracten gekoppeld.
  2. Genereren: Tijdens het facturatieproces worden de terugbetalingskortingen aangemaakt.
  3. Vereffenen: Het berekenen van de totaal terug te betalen kortingen over een periode en het verwerken hiervan tot creditnota’s.
  4. Analyseren: Verschil in verwachte en werkelijke kosten van mijn promotie en natuurlijk de opbrengst.

Plannen
Een fonds wordt aangemaakt met een bepaalde verwachting. Er is een zekere mate van voorspelling, met hoeveel het normale volume zal worden overschreden. Deze toename is samen met de prijs input voor het fondsbudget.

De fondsen worden aan de contracten gekoppeld. Per contract kan worden aangegeven voor welke klanten het contract geldig is en welke artikelen onderdeel zijn van de promotie. De regels van een contract bevatten de merchandise gebeurtenissen. Deze gebeurtenissen zijn van een bepaalde categorie. Een reclamebord plaatsen is bv. de categorie Forfaitair bedrag. Bonussen uitbetalen op basis van aantallen of een bedrag valt onder de categorie Factuur terug. De Engelsen hebben hiervoor de mooie kreet Bill-Back. Als specificatie van de gebeurtenis zijn zeer bruikbare criteria in te voeren. Enkele voorbeelden zijn:

  • Geldigheidsdata: de datum waarop de verkoop plaatsvind, de datum van gevraagde ontvangst of de datum van gewenste verzending;
  • Type: hoeveelheid of bedrag, met een eventueel in te stellen minimum;
  • Cumuleren: te kiezen tijdsperiode;
  • Toeslag: per staffel, eenheid of valutacode.

Genereren
Voordat de facturatie plaatsvind zijn de mogelijke kortingen zichtbaar op de regels van de verkoopdocumenten. De verschillende kortingen, die automatisch gegenereerd worden bij het factureren, zijn terug te vinden in de Terugbetaling- Workbench.

Vereffenen
In de Terugbetaling-Workbench kunnen de kortingen worden gecontroleerd. Deze Workbench bevat functies om hoeveelheden of bedragen te berekenen over een bepaalde periode. De Workbench geeft inzage in de gecorrigeerde bedragen na cumulatie. Het is mogelijk een goedkeuringsproces ter ondersteuning toe te voegen. Uiteindelijk kunnen de bedragen aan de klant worden toegewezen. In de openstaande klantentransactie zijn functies toegevoegd om voor de verschillende kortingen de creditnota’s aan te maken. 

Heel handig is ook de Inhouding-Workbench. Wanneer aan klanten een bonus/korting wordt beloofd aan het einde van een periode, houden ze soms zelf al betalingen in, voordat de periode is afgelopen. Inhoudingsbetalingen die in het betalingsjournaal worden aangemaakt, verschijnen in de Inhouding-Workbench. Een medewerker kan hier beslissen, hoe om te gaan met het openstaande bedrag. Of het wordt een openstaande transactie die alsnog betaald moet worden of een forfaitair bedrag die aan de klant wordt gecrediteerd.

Analyseren
Geplande tegenover werkelijke hoeveelheden, Geplande tegenover werkelijke opheffingspercentages (hoeveel procent meer volume dan normaal), Geplande tegenover werkelijke verkopen. En dit alles wordt in mooie grafieken gepresenteerd. 

Ook nieuw in Microsoft Dynamics AX2012 R3 is Royalty’s. Bijvoorbeeld voor het gebruik van intellectuele eigendommen. In de volgende blog daarover meer.