Hebt u boze klanten, omdat goederen wel zijn beloofd, maar niet zijn geleverd? Of, nog erger, de beloofde goederen zijn naar de verkeerde klant gegaan?
In de eerste informatieve blog over op tijd leveren zijn alle activiteiten met de benodigde instellingen toegelicht in een tijdslijn. Ook al zijn al de instellingen voor levertijdberekening keurig ingericht in Microsoft Dynamics NAV, het bovenstaande probleem is er niet mee opgelost.
Voor verkopers die af en toe met de handen in het haar zitten, kent Microsoft Dynamics NAV het fenomeen van ‘reserveren’. Hieronder verstaan we dat een bestaande vraag wordt gekoppeld aan een bestaand aanbod.
Koppelen van vraag en aanbod
Binnen Dynamics NAV wordt als vraag onderkend: ‘Behoefte in de verkooporder’, ‘Component behoefte in de productieorder’ en ‘Component behoefte in de assemblageorder’.
Als aanbod kan worden onderkend: ‘Voorraad’, ‘Aanbod in de Inkooporder’, ‘Aanbod in de Transferorder’, ‘Aanbod in de Productieorder’ en ‘Aanbod in de Assemblageorder’.
Als een specifiek aanbod aan een verkooporder wordt gekoppeld door het te reserveren, dan is dit aanbod niet meer beschikbaar voor een andere vraag (lees bv. een andere verkooporder). Let er dan wel op dat de verwachte ontvangstdatum van het aanbod eerder ligt dan de verzenddatum van de vraag.
Vormen van reserveren
Microsoft Dynamics NAV kent verschillende vormen van reserveren, namelijk ‘nooit reserveren’, ‘altijd reserveren’ of ‘handmatig reserveren’. De enige parameter die hiervoor ingesteld hoeft te worden, staat op de sneltab ‘Planning' van de Artikelkaart:
- Altijd Reserveren: dit komt overeen met het ‘Wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ principe.
- Optioneel Reserveren: de verkoper bepaald zelf wanneer een reservering nodig is, bv. tijdens schaarste van het aanbod.
- Niet Reserveren: de verkoper kan niet reserveren ook al zou hij/zij dat willen.
In de volgende gevallen wordt bovenstaande parameter genegeerd en wordt er altijd een reservering gemaakt:
- Een artikel wordt op order geproduceerd en via de verkooporderplanning of de productieplanning wordt een productieorder gemaakt.
- Een artikel wordt op order geassembleerd en op de verkooporder wordt automatisch een assemblageorder gemaakt.
Om handmatige reserveringen te maken en om bestaande reserveringen te bekijken is een eenvoudige tool beschikbaar in Microsoft Dynamics NAV. Het scherm ‘Bewerken – Reservering’ geeft de gebruiker de mogelijkheid het ‘te reserveren aantal’, het ‘gereserveerd aantal’ en het ‘niet gereserveerd aantal’ te bekijken. Per aanbod wordt weergegeven hoeveel nog beschikbaar is en hoeveel gereserveerd is voor deze vraag. Op het gereserveerde aantal heeft de gebruiker de mogelijkheid door te zoomen. Dit geeft inzicht in alle gereserveerde vraag bij dit aanbod. In dit vervolgscherm kunnen gereserveerde aantallen worden gewijzigd of zelfs verwijderd.
Veelgehoorde klachten
Reserveren is een oplossing voor de omschreven problematiek. Klant blij, verkoper blij. Een veelgehoorde klacht bij het werken met reserveringen heeft betrekking op de hoogte van de voorraad. Meestal is deze klacht het gevolg van het verkeerd inrichten van die ene parameter op de artikelkaart. Voor projecten die in de verre toekomst liggen is het niet nodig om artikelen alvast te reserveren. Bedrijven die met veel van deze projecten werken, mogen dus niet de optie ‘altijd reserveren’ aanzetten.
Een andere klacht bij het werken met reserveringen is de hoeveelheid werk. Ook dit kan een gevolg zijn van het verkeerd inrichten van die ene parameter. Voor bedrijven die altijd direct uit voorraad kunnen leveren, mag de parameter ‘Handmatig reserveren’ niet aanstaan. Juist het principe van ‘Wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ is hier van toepassing.
Jammer genoeg ontbreek in Microsoft Dynamics NAV de mogelijkheid van Explosie Reservering, zoals dat vanuit Microsoft Dynamics AX bekend is. Bij Explosie Reservering wordt voor orders in de zeer nabije toekomst gereserveerd en voor orders die verder in toekomst liggen geplande orders geadviseerd. Handig voor artikelen die soms direct nodig zijn en voor artikelen die gevraagd worden binnen grote projecten.
Image courtesy of Sura Nualpradid / FreeDigitalPhotos.net
