Een CRM-systeem vervang je het liefst niet te vaak. Dus als de implementatie van Dynamics 365 Sales net is afgerond, gaan slechts weinig bedrijven kijken naar andere oplossingen. Toch heeft Teleon Surgical in Spankeren onlangs gekozen voor de Microsoft Sales App van Mprise. En het mooiste is dat niemand in de organisatie heeft gemerkt dat Dynamics 365 Sales helemaal niet meer in gebruik is, terwijl de interface waar men mee werkt slechts minder complex is geworden. Daarnaast zijn de licentiekosten van €88,90 per gebruiker per maand naar €4,70 per gebruiker per maand gegaan.
CRM als spiegel van de markt
‘Voor ons is het van belang dat zoveel mogelijk mensen data kunnen bijdragen aan het CRM-systeem. Iedereen die contact met klanten heeft, moet daarover informatie kunnen verzamelen. Onze filosofie is dan ook dat het CRM-systeem dient als spiegel van onze markt’, vertelt Mark Lansu, CEO van Teleon Surgical. De sterke daling van de maandelijkse licentiekosten droeg volgens 
hem heel erg bij aan de waarde van hun CRM-systeem. ‘Door de hoge licentiekosten hebben we er in het verleden voor gekozen om het aantal gebruikers te limiteren. Dat hoeft nu niet meer. Administratie, financiën, productmanagement, technici, iedereen kan erin’.
Voor Teleon zijn enkele aanpassingen gemaakt binnen de Microsoft Sales App om beter aan te sluiten bij de dagelijkse praktijk. ‘We zochten naar dat 360 graden-beeld van een oogheelkundig praktijk. Welke machines gebruiken zij in de praktijk? Hoeveel lenzen verbruiken ze per maand? Allemaal informatie die wij nodig hebben om onze job goed te kunnen doen’.
Het oude en het nieuwe CRM-systeem zijn beide Microsoft-oplossingen. Toch zijn er duidelijke verschillen aldus Mark: ‘Wat wij meemaakten, was dat mensen toch best geïntimideerd waren door de complexiteit en grootte van Dynamics 365 Sales. Het is zo een reuze programma en biedt zoveel mogelijkheden dat het eigenlijk te veel is. Door de overstap op de Sales App is het voor mensen nu veel makkelijker geworden om met de menupunten te werken. We gebruiken nu dus ook een veel grotere potentie van het systeem. Het is dus in grote lijnen een stuk gebruikersgemak waarin we verbetering zien’.
De implementatie naar een nieuw CRM-systeem
‘De implementatie van de Microsoft Sales App van Mprise was voor ons vervolgens een grote verrassing’, vertelt Mark over de implementatie van hun nieuwe CRM-systeem. ‘We hebben nog nooit zo een soepele implementatie gehad. Het was echt een fluitje van een cent. De gebruikers hebben niet eens gemerkt dat we helemaal van systeem zijn veranderd. We hebben hen ook alleen maar verteld dat we menupunten hebben weggehaald. Dus niet dat we compleet van backbone zijn gewijzigd’. Dat komt omdat de Microsoft Sales App van Mprise compleet gebouwd is in standaard Microsoft-technologie (Power Platform). De ‘voorkant’ is daarom gelijk, terwijl de achterkant compleet anders is. Daar merkt de gebruiker echter niets van, behalve een eenvoudiger en beter passende interface.
‘Wat wij aan specifieke functionaliteit waarderen is de koppeling met Outlook. Onze hele buitendienst plant al hun bezoeken in hun persoonlijke Outlook-agenda. Door de koppeling, worden die afspraken ook in CRM vastgelegd. In CRM ziet dus iedere medewerker wanneer de buitendienst bij welke klant is geweest. Dat is toch wel echt fijn. Opvolgende correspondentie wordt ook uitgewisseld. En als kers op de taart is de mobiele app voor ons heel belangrijk. Soms moet je je aan het eind van de week nog herinneren wat je aan het begin van de week met een klant hebt afgesproken. Nu hoeft dat niet meer, want na een afspraak pak je je telefoon er even bij en spreekt gewoon in wat je hebt besproken’. Mark is erg blij met deze verbeterde gebruiksvriendelijkheid. Er kan naderhand nooit meer discussie komen over wat er met een klant is besproken of wat de afspraak precies inhield.
Verdienen op een implementatie, kan dat?
Over het algemeen kosten implementaties van nieuwe oplossingen tijd en geld. In ruil daarvoor verwacht je betere resultaten of kostenbesparingen op andere vlakken. In dit geval gingen de licentiekosten met meer dan 90% omlaag. Tegelijk hebben veel meer mensen toegang gekregen tot CRM. Mark vertelt daarover: ‘We hebben nu veel meer gebruikers die CRM gebruiken, dus daar hebben we een deel van de kostenbesparing weer geïnvesteerd. Maar dat vinden wij heel goed. We hebben daarmee geïnvesteerd in de informatieverzameling van onze klanten. En alsnog hebben we in het geheel nog bijna de helft van de kosten bespaard die we voor Microsoft Dynamics 365 Sales maakten’. Teleon heeft dus niet direct geld verdiend met deze implementatie, maar hebben nu wel veel meer ruimte om CRM écht voor ze te laten werken.
Mark raadt andere bedrijven die nu met Dynamics 365 Sales werken om de overstap ook te maken. ‘Ik vind veel van de functies die in de Dynamics 365 Sales-omgeving ter beschikking staan overbodig voor sales. Het gaat om mensen die met elkaar omgaan, met elkaar praten, onderhandelen. Zo complex is dat niet dat je daar zo een groot programma voor nodig hebt’. De Microsoft Sales App van Mprise is dan ook flexibel opgebouwd om eenvoudig te kunnen uitbreiden of onderdelen uit te zetten, zonder dat dat gevolgen heeft voor de rest van de oplossing.
Over Teleon
Teleon Surgical is gespecialiseerd in het vervaardigen van implanteerbare lenzen. Wat deze lenzen uniek maakt, is dat ze multifocaal zijn. Ze zijn speciaal ontworpen voor patiënten die een staaroperatie ondergaan. Voorheen moesten patiënten kiezen tussen bijziend of verziend zijn na de operatie, maar dankzij deze intra-oculaire lenzen is dat niet langer nodig.
Teleon geldt als een van de weinige onafhankelijke producenten van intraoculaire lenzen wereldwijd. Hun in-huis R&D afdeling, state-of-the-art productie faciliteit en ruim 30 jaar ervaring maken Teleon een uniek bedrijf in de oogzorg. Inmiddels zijn ruim 800.000 van hun lenzen wereldwijd geïmplanteerd.
Lees meer over Teleon Surgical
