Hebt u boze klanten, omdat goederen wel zijn beloofd, maar niet zijn geleverd? Of, nog erger, de beloofde goederen zijn naar de verkeerde klant gegaan?
Ook al zijn instellingen voor levertijdberekeningen als levertijden, transportdagen, ATP en CTP keurig ingericht in Microsoft Dynamics AX, het bovenstaande probleem is er niet mee opgelost.
Voor verkopers die af en toe met de handen in het haar zitten, kent Microsoft Dynamics AX het fenomeen van ‘reserveren’. Hieronder verstaan we dat een bestaande vraag wordt gekoppeld aan een bestaand aanbod.
Als een specifiek aanbod aan een verkooporder wordt gekoppeld door het te reserveren, dan is dit aanbod niet meer beschikbaar voor een andere vraag (lees bv. een andere verkooporder). Let er dan wel op dat de verwachte ontvangstdatum van het aanbod eerder ligt in de tijd dan de verzenddatum van de vraag.
Vormen van reserveren
Voor de volgende business vraagstukken is er behoefte aan één of andere vorm van reserveren:
- Klanten die het eerst besteld hebben, kunnen het eerst de goederen verwachten;
- Bij schaarste worden bepaalde klanten het eerst beleverd;
- Klanten hebben behoefte speciale batches te reserveren;
- Onhandelbare artikelen voor grote projecten worden door de leverancier op het project geleverd;
- Artikelen worden ver van te voren gepland en ingekocht voor projecten.
Microsoft Dynamics AX kent verschillende vormen van reserveren, namelijk ‘handmatig reserveren’, ‘automatisch reserveren’ en ‘Explosie reserveren’. De parameter die hiervoor ingesteld moet worden, staat op de sneltab ‘Algemeen’ van de Klantparameters:
- Handmatig Reserveren: de verkoper bepaald zelf wanneer een reservering nodig is, bv. tijdens schaarste van het aanbod.
- Automatisch Reserveren: dit komt overeen met het ‘Wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ principe.
- Explosie Reserveren: binnen een planningsvenster wordt meteen gereserveerd, anders komt de reservering verder in de toekomst te liggen door middel van geplande orders. Handig voor onderdelen voor projecten die lang van te voren gepland worden.
Per groep artikelen kan de manier van automatisch reserveren bij het werken met artikeltracering nog ingesteld worden. Normaliter wordt op alfabetisch batchnummer gereserveerd. Zolang batchnummers maar de juiste volgorde hebben, is dit het ‘oudste eerst’ principe. Expliciet kan per groep artikelen FIFO of LIFO gereserveerd worden.
In sommige gevallen wordt de klantparameter genegeerd en altijd een reservering gemaakt:
- Wanneer een inkooporder direct vanaf een verkooporder wordt gemaakt;
- Wanneer een directe levering (dropshipment) vanaf een verkooporder wordt gemaakt.
Om handmatige reserveringen te maken en om bestaande reserveringen te bekijken is een eenvoudige tool beschikbaar in Microsoft Dynamics AX. Het scherm ‘Reserveringen’ geeft de gebruiker de mogelijkheid het ‘te reserveren aantal’, het ‘fysiek gereserveerde aantal’ en het ‘bestelde gereserveerde aantal’ en het ‘bestelde niet gereserveerde aantal’ te bekijken. Per aanbod wordt weergegeven hoeveel nog beschikbaar is en hoeveel gereserveerd is voor deze vraag. In dit scherm kan door middel van het veld ‘reservering’ de reservering worden gemaakt, maar ook ongedaan worden gemaakt.
Veelgehoorde klachten
Reserveren is een oplossing voor de omschreven problematiek. Klant blij, verkoper blij. Een veelgehoorde klacht bij het werken met reserveringen heeft betrekking op de hoogte van de voorraad. Meestal is deze klacht het gevolg van het verkeerd inrichten van de klantparameter. Voor projecten in de verre toekomst is het niet nodig artikelen alvast te reserveren. Bedrijven die met veel van deze projecten werken, mogen dus niet de optie ‘automatisch reserveren’ aanzetten.
Een andere klacht bij het werken met reserveringen is de hoeveelheid werk. Ook dit kan een gevolg zijn van het verkeerd inrichten van de klantparameter. Voor bedrijven die altijd direct uit voorraad kunnen leveren, mag de klantparameter niet op ‘Handmatig reserveren’ staan. Juist het principe van ‘Wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ is hier van toepassing.
Image courtesy of Sura Nualpradid / FreeDigitalPhotos.net
