We weten dat veel bedrijven in deze spannende tijden kritisch naar hun uitgaven kijken. Het besparen van onnodige kosten is cruciaal, ook als het gaat om de inrichting van uw IT-omgeving. Met name licenties kunnen hierin een belangrijk verschil maken. Besparen op licentiekosten kan op verschillende manieren, die niet allemaal voor de hand liggen. In dit artikel lichten we een relatief eenvoudige manier toe die vaak over het hoofd wordt gezien.

Uitdaging van veranderde omstandigheden

Als expert op het gebied van Microsoft AX2012 en Dynamics 365 FO zijn we bij Mprise al jaren bezig met de vraag hoe we bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren. Onze uitdaging ligt erin om net iets verder te kijken dan de voor de hand liggende oplossingen en op een creatieve manier mee te denken met het unieke bedrijfsproces van de klant. Óók als de maatschappij er van de ene op de andere dag anders uitziet en bedrijven flexibel moeten meebewegen in de veranderde omstandigheden.

Besparen op licenties van Microsoft AX2012 en Dynamics 365 Finance & Operations

Wat ons opvalt is dat veel bedrijven niet weten dat ze veel kunnen besparen op de kosten van hun licenties. Er wordt ons door klanten vaak gevraagd om bij het inrichten van de autorisaties de rollen zo algemeen mogelijk te houden, omdat het lijkt dat alles dan overzichtelijk blijft en het management meer controle kan houden.

Het tegendeel is echter waar: waar rollen algemeen blijven hebt u juist minder inzicht in welke bevoegdheden de medewerkers hebben. Daarnaast is er een dure licentie nodig voor een rol met veel taken waarvan het merendeel niet eens gebruikt zal worden. Dat is de reden dat wij geen voorstander zijn van het algemeen houden van de rollen: er zitten risico’s aan voor uw bedrijf, zowel inhoudelijk als financieel. Wél kunnen we met u meedenken over een tussenoplossing. Uw autorisatiestructuur bespreken? Vraag een gratis gesprek aan. 

Voorbeeld van het besparen op licentiekosten

Zo hadden we een klant met de vraag om een workflow-rol te maken voor 300 medewerkers. Alles onder één rol leek handig, maar resulteerde in torenhoge licentiekosten, omdat op deze manier voor iedereen een operations (of enterprise)-rol nodig was.

Na wat onderzoek bleek dat maar liefst 250 van de 300 gebruikers niet de volledige rol nodig hadden. Om toch tegemoet te komen aan de wens van de klant om de rollen zo algemeen mogelijk te houden hebben we de operations-rol qua taken uit elkaar gehaald en als aanvulling een ‘activity-rol’ gemaakt. In deze nieuwe rol hadden we de duurste taken die niet op iedereen van toepassing waren verwijderd, wat per jaar al gauw tussen de 1000-2000 euro per werknemer zou schelen.

Het was voor dit bedrijf dus een enorme besparing om maar 50 operations-licenties te hebben in plaats van 300 en voor de overige gebruikers een overzichtelijke rol te hebben die meer bij hun taken past.

Meer over autorisaties lezen? Download hier ons E-book. 

Uw autorisatiebeheer onder de loop nemen?

We halen er voldoening uit om bedrijven te helpen te besparen op fronten waar ze zelf niet gedacht hadden dat dat mogelijk was. Omdat sommige problemen niet aan de oppervlakte liggen, maar pas opgemerkt worden als je er van wat dichterbij naar kijkt. Het voorbeeld hierboven geeft aan dat kostenbesparing en gebruiksgemak hand in hand kunnen gaan. Dat is waar we blij van worden bij Mprise: bedrijven zodanig te ondersteunen dat ze op efficiënte, gezonde en kostenbesparende wijze vooruit kunnen in deze uitdagende tijd. Lees hier meer over onze autorisatie solution

Wilt u weten hoe uw bedrijf ervoor staat op het gebied van licentiebeheer in AX2012 of Dynamics 365 FO? Plan vrijblijvend een gratis online adviesgesprek in met één van onze experts!

Plan een GRATIS adviesgesprek in