Microsoft biedt met Dynamics 365 intuïtieve Cloud-based bedrijfssoftware voor MKB bedrijven. Binnen dit uitgebreide platform worden de ERP functionaliteiten onder andere ingevuld door Business Central. Daarin vindt u onder andere modules voor Finance en supply chain management. Maar Microsoft prijst zichzelf door de mate waarin applicaties met elkaar verbonden zijn. Daarom zoomen we in dit blog in op de toevoegingen aan Dynamics 365 BC en de waarde die zij vertegenwoordigen.

 


Krachtig op zichzelf, nog sterker binnen het platform

Als onderdeel van de Dynamics 365-familie van softwareoplossingen, integreert Business Central naadloos met andere Microsoft-apps. In dit blog zetten we de vijf + 1 beste toevoegingen aan Business Central op een rij.

 

Microsoft Power Platform

1 | Analytics met Business Central & Power BI

Power BI (de data-analysetool van Microsoft) leverde in 2015 een lichte schok door BI-land. Data werd ineens een stuk aantrekkelijker weergegeven. De combinatie met Business Central zorgt ervoor dat de gebruiker nauwkeurige, relevante en tijdige informatie voorgeschoteld krijgt en direct kan acteren om resultaten bij te sturen. Door de diepe integratie hoeft u uw Business Central scherm niet eens te verlaten en worden de Power BI rapporten binnen BC getoond. Op dat moment kijk je nog maar naar één databron. Power BI is echter in staat om diverse bronnen te koppelen en verbanden zichtbaar te maken. Zo heeft u een 360 graden beeld binnen én buiten uw organisatie.

Het mooie van Power BI is dat u niet alleen de grote lijnen ziet, maar ook verder kunt inzoomen. Wanneer u op een specifiek item klikt, zoals een productlijn of transacties, zoomt u eenvoudig in op details met betrekking tot dat specifieke item. Daarnaast is er een optie om snapshots te maken. Als u bijvoorbeeld op een voorraaditem klikt, ziet u het huidige voorraadniveau en de verkoopprognose voor dat product. Als u al deze informatie binnen handbereik hebt, bespaart u tijd en kunt u uw data op een meer zinvolle manier interpreteren.

Power BI is intuïtief en daardoor gebruiksvriendelijk. Gebruikers kunnen dashboards aanpassen en parameters instellen om de gegevens te zien die voor hen en hun rollen het belangrijkst zijn. Power BI maakt ook gebruik van intelligentie om slimme analyses te maken van patronen, drastische veranderingen of andere interessante gegevens waarvan u op de hoogte wilt zijn. Op elk gewenst moment kunt u Power BI-inhoud exporteren naar Word, Excel of PowerPoint om presentaties en rapporten te maken.


2 | Role center in Business Central

Vanuit het Role center in Business Central wordt bepaald wie wat te zien krijgt wanneer je BC opent. Het startscherm bevat zaken als key performance indicators (KPI's), navigatiemenu's en knoppen voor snelle acties. Maar omdat iedere gebruiker andere behoeften heeft, zijn er startschermen voor iedere rol. Het scherm voor de Sales manager zal KPI's weergeven zoals de best verkopende producten en actieknoppen zoals ‘maak een nieuwe offerte’. Uw finance-medewerker ziet misschien achterstallige rekeningen en acties zoals ‘verwerk deze factuur’. Er zit zelfs een rol in voor de accountant. Dat betekent dat u simpelweg de juiste rol aan de gebruiker hangt en het startscherm en de rechten zijn direct goed ingesteld.

3 | Business Central + Outlook

Dankzij de integratie tussen Business Central en Outlook kunt u Business Central-taken uitvoeren binnen uw Outlook-omgeving. Dat is erg handig wanneer een klant een aanvraag mailt. U kunt direct vanuit Outlook een offerte maken en terugsturen. Zodra de offerte goedgekeurd is, maakt u in Outlook een factuur die u vervolgens verzendt en vastlegt in BC. U hoeft niet heen en weer te springen tussen toepassingen, documenten te importeren of exporteren, of handmatig gegevens in te voeren. De gebruikerservaring is door deze integratie heel fijn. Voor de gebruiker maakt het tenslotte niet uit of hij werkt binnen Business Central of een andere applicatie, zolang zijn of haar werk maar op een eenvoudige manier kan worden gedaan.

4 | Ingebouwde Artificial Intelligence

U hoort er regelmatig iets over, Artificial Intelligence. Het klinkt vaak abstract en ‘ver van mijn bed’. Het zit echter al ingebouwd in heel veel applicaties. Met andere woorden, u gebruikt het al vaker dan u zou verwachten. Business Central heeft ingebouwde intelligentie om uw bedrijf te monitoren en u tijd en moeite te besparen. Als u echter meer gebruik van AI wilt maken, kunt u BC bijvoorbeeld koppelen aan Power BI.

AI in Dynamics 365 Business Central

Wanneer Business Central is gekoppeld aan Power BI, kan het u op de hoogte stellen van acties die aan uw huidige taken moeten worden toegevoegd. Als u bijvoorbeeld een PO aan het maken bent om een product van een leverancier bij te bestellen, zal Business Central u op de hoogte brengen van andere artikelen van dezelfde leverancier waarvan de voorraad laag is, zodat u deze aan de PO kunt toevoegen.

AI kan ook taken stroomlijnen en handmatige gegevensinvoer verminderen. Wanneer u een productafbeelding uploadt tijdens het productinstallatieproces, leest Business Central de afbeelding, herkent het product en automatiseert een deel van de installatie, door velden in te vullen en suggesties voor u aan te bieden.

5 | Favoriete accounts

Personalisatie kan nog verder gaan door accounts te taggen als 'favoriet'. Vanuit elk scherm in Business Central heeft u toegang tot een lijst van deze favoriete accounts. Deze lijst is volledig aanpasbaar, zodat u de accounts kunt kiezen waar u snel toegang toe wilt hebben op basis van waar u mee bezig bent of wat u het vaakst wilt zien. Bovendien heeft Business Central een zoekbalk voor trefwoorden waarmee u naar schermen kunt zoeken, zodat u daar niet rechtstreeks naartoe hoeft te navigeren.

 

6 | Bonusfuncties

Business Central biedt beperkte crediteuren-automatisering. U kunt items definiëren die u vaak importeert of exporteert. Zodra deze items zijn gedefinieerd, herkent Business Central ze en voert opvolgende taken uit, zoals het markeren van een betaalde factuur als iets dat moet worden geboekt.

Voor uw financiële gebruikers biedt Business Central een activiteitenlogboek waarmee u alle acties met betrekking tot een individuele transactie kunt bekijken, zoals belastinginvoer, grootboek-invoer, klantengrootboekinvoer en meer. Hoewel dit misschien niet super spannend lijkt voor u, denken we dat uw accountant het geweldig zal vinden. Omdat alles wordt weergegeven als een grootboek, is het een zeer logische en nuttige manier om financiële gegevens te bekijken. In feite zijn de meeste onderzoeks- of drill-downresultaten geformatteerd als mini-P&L's.

Tot slot kunt u met Business Central dimensies instellen, zoals afdeling, locatie en klant, zodat u uw gegevens op nieuwe manieren kunt indelen met dimensionale rapporten. Met dimensies kunt u rapporten uitvoeren zoals "Verkoop per klant per artikel" of "Uitgaven per afdeling per locatie".