Leveren van lekker en betrouwbaar drinkwater in het zuidwesten van Zuid-Holland, Zeeland en op de Brabantse Wal. Dat doet Evides. Ze waren op zoek naar een goede inrichting van autorisaties in hun nieuwe Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations omgeving. Bij Mprise vonden ze de passende autorisatie solution die snel werd geïmplementeerd en veel tijd bespaarde.
Vanuit Evides waren drie personen bij het project betrokken. Arjan Wiersma als concern controller en vertegenwoordiger van de gebruikers. Het technisch applicatiebeheer werd gedaan door Edwin Rook, terwijl Richard van der Wal betrokken was als business coördinator. Gezamenlijk stelden ze een autorisatiematrix op met de bestaande inrichting van hun AX2009 omgeving als uitgangspunt. Dynamics Finance and Operations kent echter een andere opzet en sommige modules bestaan eenvoudigweg niet meer.
Snelheid maken met Mprise
Arjan licht de aanleiding van het project toe: “De standaard functiescheiding van Dynamics Finance and Operations is op de Amerikaanse manier opgesteld. Deze horizontale functiescheiding richt zich op processen die in een rol zitten.
Bij Evides is er sprake van een verticale scheiding, waardoor er of nieuwe rollen of een totaal nieuwe oplossing nodig was. Na een second opinion van de implementatiepartner hebben we voor de solution van Mprise gekozen. Vanuit Evides hoefden we hiermee minder zelf te doen, waardoor we toch binnen de gestelde projectplanning konden blijven. We werden goed betrokken en konden enorm snelheid maken.” [Lees in dit e-book meer over autorisaties]
Gerichte aanpak van functiescheiding
“De nieuwe autorisatiestructuur is gebaseerd op het samenvoegen van rollen en het bepalen van de grootste gemeenschappelijke deler”, vertelt Arjan. “Sommige mensen hebben in hun rol iets meer mogelijkheden dan dat ze strikt nodig hebben. Dat gaat dan vooral om een groepering van activiteiten.”
Richard: “We hebben processen in logische stappen opgeknipt. Normaliter breng je dat bij bepaalde medewerkers onder. Wel hebben we de verantwoordelijkheden gescheiden, zodat de functiescheiding de processen volgt. Rondom de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) is een goede scheiding van belang.
Arjan vult aan: “We hebben al een eerste check gedaan met de accountant Deloitte die ook wat richtlijnen aangaf. PWC heeft daarnaast als onafhankelijke partij de inrichting beoordeeld. Daarmee kan Deloitte ook steunen op de inrichting. Met Mprise erbij ontstaat op die manier een drietrapsraket.”
Lekker snel operationeel
Hoe het traject is verlopen? “Het is heel prettig gegaan”, vindt Richard. “De eerste aanzet kwam vanuit Evides met de autorisatiematrix. De consultant van Mprise heeft hierbij geholpen, zodat we snel op gang kwamen. Bij AX2009 was dat in het verleden een martelgang en waren we veel te laat klaar.
Met de autorisatie solution van Mprise [lees hier meer] was heel veel werk al gedaan. De consultant kon daarmee snel de eerste inrichting bouwen waarna we konden testen. Het fijnslijpen van de rollen ging van heel grof naar steeds fijnmaziger. Deze praktische en hands on aanpak werkt prima. Door echt naast de kerngebruikers te gaan zitten konden we vlot bijstellen. We zaten strak op de planning. Door de goede doorloop waren we lekker snel operationeel.”
Van 50 naar 15 rollen
In het oude AX2009 systeem werden de gebruikersrollen op individueel niveau bijgehouden. Bijna elke medewerker had een eigen rol. Edwin blikt terug: “Alles moest dichtgetimmerd worden. Dat had te maken met een andere stemming binnen de organisatie. Alles moest dicht. Nu hebben we dat omgebogen en mensen meer vertrouwen gegeven.
Bij cruciale zaken houden we wel de vinger aan de pols door middel van de databaselogging. Met de nieuwe rollen van Mprise is het beheerbaarder en overzichtelijker geworden. We hebben nu een beperkt aantal van 15 rollen met soms subrollen voor de add-ons. Eerder hadden we wel 50 rollen. Gelukkig hebben we nu een standaardisatie, waarmee we uniform kunnen communiceren naar de organisatie en tegelijk arbeidsintensief werk voorkomen.”
Problemen uit de praktijk aanpakken
Inrichten van autorisaties wordt complexer als er applicaties en add ons aan het landschap worden toegevoegd. Daarmee komen er aanvullingen op bestaande rollen. Richard: “In de praktijk lopen we nu aan tegen allerlei praktische dingen nadat de hoofdrollen zijn neergezet. Ik ben nu bezig met het uitkristalliseren van allerlei wijzigingen. Ook bij de jaarafsluiting zal er nog wel wat fijnslijpen nodig zijn.
Hierna verwacht ik dat het tot rust komt. Wel iets om rekening mee te houden: Microsoft brengt iedere paar maanden nieuwe functionaliteit die ook weer verder geautoriseerd moet worden. Ook bij onze add ons hebben veranderingen impact. Dat houd ik goed in de gaten. Met de autorisatie solution kan ik de nieuwe rollen volledig zelf en snel beheren. Dat geeft rust en slagkracht.”
