Autorisaties zijn vaak complex. Omdat ze veel tijd kosten, zijn organisaties geneigd om ze weg te schuiven. Zo kunnen er echter problemen optreden die uiteindelijk nóg tijdrovender zijn. Daarom geven we in deze blog antwoord op de volgende vraag: waar wringt de schoen en wat kunt u eraan doen?

Veelvoorkomende problemen bij autorisaties: waar gaat het mis?

Bij veel implementaties zijn de autorisaties een ondergeschoven kindje. Waarom?

1. Het opzetten van autorisaties kost normaal veel tijd

Het opzetten van autorisaties neemt aanvankelijk redelijk wat tijd in beslag. De gemiddelde organisatie heeft zeker 25 tot 30 rollen en u bent snel 3 à 4 dagen per rol bezig. En wanneer alles staat, moet u misschien wijzigingen aanbrengen in de autorisatiestructuur. Dit leidt vaak tot hogere kosten. Bovendien kan het aanpassen van de ene rol leiden tot het omvallen van de andere. Daardoor wordt alles een stuk minder beheersbaar.

2. Standaardrollen brengen risico's met zich mee

Gebruikt u standaardrollen, dan brengt dit bovendien de nodige risico’s met zich mee – zowel op het gebied van de applicatie als functiescheidingen. Dit komt doordat de standaardrollen van Microsoft een vrij brede opzet kennen, waardoor een gebruiker meestal té veel kan in het systeem.

3. Rapportagemogelijkheden in standaard AX onvoldoende

Daarnaast zijn de rapportagemogelijkheden summier, waardoor AX vaak onvoldoende voorziet in de behoefte aan inzichten op drie belangrijke gebieden:

  • Autorisaties (welke rol kan welke taken uitvoeren);
  • Licenties (hoeveel bedragen de kosten per gebruiker);
  • Functiescheidingen (controles, waaronder defectieve en preventieve checks of de rechten goed verdeeld zijn).

Lees meer over deze problemen in ons e-book. 

Download het Autorisatie E-book

De ideale oplossing: wat heeft u nodig?

Het doel is om een flexibele, beheersbare, controleerbare oplossing neer te zetten. Daarmee bent u namelijk toekomstbestendig en kunt u de nodige rapportages draaien, zodat u autorisaties compleet in eigen beheer kunt nemen. Power BI vormt hiertoe een zeer belangrijke sleutel: het laat goed zien welke autorisaties er zijn en waar de risico's liggen. Hieronder ziet u wat wij bij Azelis hebben gedaan. 

Azelis_v4

Stap voor stap naar een oplossing: hoe pakt Mprise autorisaties in AX2012 en F&O aan?

  1. Doorgaans starten wij met een intake. We bekijken onder andere hoe groot uw organisatie is en wat u nodig hebt, zodat we een rollen-rechtenstructuur kunnen bepalen die past bij uw bedrijf. Deze zetten we op, waarna gebruikers de rollen kunnen testen.
  2. Vervolgens buigen we ons over functiescheidingen om vervolgens een Power BI-dashboard te creëren waarin u precies kunt zien hoe de autorisatiestructuur in elkaar zit, welke licentiekosten u betaalt en welke risico's uw organisatie loopt. Om u op weg te helpen, hebben wij al een lijst opgesteld met de risico's in het systeem die wij het belangrijkst vinden. Een praktisch handvat waarmee u meer inzicht krijgt in systeem- en functiescheidingsrisico's!

Wilt u een dergelijke oplossing binnen één maand in gebruik nemen? Wij realiseren dit graag voor u. Dit kan (in deze crisistijd) geheel op afstand. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of bekijk deze webpage om meer over autorisaties te lezen. 

Bespreek uw autorisatiestructuur